Использование систем электронного документооборота при организации контроля исполнительской дисциплины

Лиза ЧАЙКИНА

Одна из важнейших задач, которые призвана решить система электронного документооборота (далее — СЭД), — это упрощение контроля исполнения документов (поручений руководителя).

Среди преимуществ использования специализированного программного обеспечения перед «бумажным» контролем исполнительской дисциплины можно назвать:

· значительное сокращение времени поиска документа, поставленного на контроль, и документов, с ним связанных;

· оперативное определение:

• o местонахождения документа;
• o его состояния (исполнен, не исполнен, на какой стадии исполнения);
• o даты и времени его разработки;
• o автора;

· отслеживание:

• o истории создания документа;
• o его маршрута (кому, кем, когда направлен);

· проведение анализа исполнения документов и поручений по заданным параметрам;

· наглядное и полное представление анализа исполнения документов и поручений в виде отчетов (таблиц, диаграмм и др.).

В настоящее время на рынке Республики Беларусь представлен целый ряд СЭД, которые активно внедряются в государственных органах, иных организациях нашей страны. Каждая СЭД имеет свои преимущества и недостатки, а также особенности в использовании.