ШПАРГАЛКА ДЛЯ СЕКРЕТАРЯ: формирование и оформление дел в текущем делопроизводстве

Ольга КУЛИКОВА,

историк-архивист

В соответствии с п. 168 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях¹ формирование дел — это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Основные правила формирования дел:

· в дела формируются документы одного делопроизводственного года (исключения составляют переходящие дела, личные, судебные);

· дела формируются по срокам хранения: постоянного, свыше 10 лет, до 10 лет (включительно);

· если дело сформировано из документов, объединенных решением одного вопроса, но с различными сроками хранения, после завершения его в делопроизводстве оно расформировывается, документы группируются в самостоятельные дела в зависимости от сроков хранения;

· нельзя включать в дело дубликаты, черновики, документы, которые подлежат возврату: включается только 1 экземпляр документа (оригинал, при его отсутствии — копия, заверенная в установленном порядке);

· приложения формируются вместе с теми документами, к которым они относятся, при значительном объеме приложения могут формироваться в отдельные дела;

· объем дела не должен превышать 300 листов при толщине 40 мм, дела большего объема делятся на самостоятельные тома.