Документирование управленческой деятельности

Галина Пешкова,
преподаватель высшей категории специальных дисциплин УО «Минский государственный колледж электроники», консультант по секретарскому делу, автор учебного пособия по секретарскому делу

Понятие «документирование управленческой деятельности» согласно п. 9 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, заключается в создании управленческих документов — фиксации на бумаге или других носителях управленческих действий по установленным правилам. Управленческая деятельность любого предприятия сопровождается созданием разнообразных документов в соответствии с требованиями действующих законодательных и других нормативных правовых актов.

Состав документов, образующихся в деятельности организации, определяется ее компетенцией, кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов (единоличный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между организациями одного или различных уровней управления и т.п.

Документы можно подразделить на следующие основные группы:

· организационные (учредительный договор, устав, инструкции, регламенты, методические указания, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, типовые и примерные номенклатуры дел);

· нормативные документы вышестоящих органов (документы, поступающие на предприятия от различных государственных и муниципальных организаций (налоги, охрана окружающей среды и т.п.) и регулирующие различные вопросы его деятельности);

· распорядительные (приказы, распоряжения, решения);

· документы по личному составу (приказы по личному составу, трудовые контракты, личные дела, личные карточки формы Т-2, документы по аттестации сотрудников, лицевые счета по заработной плате, трудовые книжки, документы по социальному обеспечению);

· плановые документы (целевые программы развития, планы экономического и социального развития, документы по разработке планов и ценообразованию, бизнес-планы, финансовый, материальный, валютный балансы, сметы, анализы отчетных данных);

· финансово-бухгалтерские (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, договоры банковского счета, кредитные договоры, акты ревизий, инвентаризаций, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и пр.);

· информационно-справочные (акты, письма, факсы, протоколы, докладные записки, справки, телефонограммы и пр.);

· учетно-статистические (статистические отчеты, таблицы, журналы, переписка).

Все вышеперечисленные документы, за исключением финансово-бухгалтерских, относятся к организационно-распорядительным документам. Организационно-распорядительная документация — это документация, обеспечивающая организацию процессов управления и управленческого труда. Юридическим основанием создания организационно-распорядительных документов в деятельности организации являются:

· акты законодательства Республики Беларусь;

· решения судов;

· предписания государственных органов и должностных лиц;

· поручения вышестоящих организаций;

· осуществление исполнительной и организационно-распорядительной деятельности в целях выполнения организацией возложенных на нее функций и задач в соответствии с ее компетенцией.

Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, их можно классифицировать:

· по месту составления (внутренние — документы, составляемые работниками данного предприятия, и внешние — документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

· по содержанию (простые, посвященные одному вопросу; сложные, охватывающие несколько вопросов);

· по форме (индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки); трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении; типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах);

· по срокам исполнения (срочные, требующие исполнения в определенный срок; и несрочные, для которых срок исполнения не установлен);

· по происхождению (служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации; личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными);

· по виду оформления (подлинные, копии, выписки, дубликаты);

· по средствам фиксации (письменные, графические, фото- и кинодокументы и т.д.).