••• Автоматизация делопроизводства с точки зрения специалистов-документоведов

В настоящее время на рынке представлено немало решений для автоматизации делопроизводства (в том числе и документооборота). Имеются и белорусские, и российские разработки, локализованные версии программ мировых производителей. В последние годы поставщики систем документооборота, как правило, стараются максимально адаптировать их к нормам белорусского делопроизводства. Однако организации, внедряющие у себя автоматизированные системы, далеко не всегда получают желаемый результат.

Попробуем выделить те проблемы, которые необходимо решить для успешного внедрения новых технологий в сферу управления и его документационного обеспечения.

Одна из главных причин трудностей, на наш взгляд, состоит в недостаточном участии специалистов в сфере делопроизводства и документационного обеспечения управления во внедрении компьютерных технологий и разработке программ автоматизации делопроизводства и документооборота. Несогласованность выявляется уже на уровне терминологии — работники служб делопроизводства и разработчики программных продуктов автоматизации делопроизводства зачастую обозначают одним и тем же словом совершенно разные понятия.

Например, специалистами в сфере информационных технологий часто смешиваются такие понятия, как «делопроизводство», включающее весь цикл создания, оформления документов и работы с ними, и «документооборот», который является составной частью делопроизводства и понимается как движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Так же, говоря об архиве, разработчики программ автоматизации делопроизводства часто подразумевают системы упорядоченного хранения файлов, а вовсе не системы, эквивалентные традиционному архиву по функциональности.

В связи с этим возникает «технологическая» проблема, когда реализованные в программе технологии работы с документами не соответствуют делопроизводственным нормам. В результате вместо того, чтобы нормализовать делопроизводство путем внедрения системы, разработчики адаптируют программу под особенности делопроизводства конкретной организации, довольно часто организованного с нарушениями действующих делопроизводственных норм.

В качестве одной из важнейших проблем можно отметить недопонимание сущности делопроизводства как технологии, отражающей саму систему управления. Особенно очевидно это проявляется в процессе создания документов, их согласования и подписания. Следует понимать, что невозможно автоматизировать движение документов, если в самой системе управления не проводится четкое распределение обязанностей между структурными подразделениями и отдельными должностными лицами, не определены полномочия в сфере работы с документами, порядок их согласования и подписания.

Негативным фактором в процессе автоматизации управленческих процессов организации становится и недостаточная проработка на государственном и ведомственном (локальном) уровнях вопросов документообразования. В настоящее время не определено, какие управленческие ситуации подлежат обязательному документированию, какие виды документов при этом используются, а также то, какой состав информации используется для документирования тех или иных функций управления и направлений деятельности организации.

Внедрение автоматизированных технологий по существу всегда должно начинаться с разработки полного организационного проекта, включающего рационализацию системы управления организации и ее информационно-документационного обеспечения. Таким образом, автоматизация делопроизводства организации должна начинаться с оптимизации системы управления и основных принципов работы с документами. Именно на основе такой оптимизированной модели должна строиться автоматизированная система делопроизводства. В противном случае перевод на информационную (автоматизированную) основу противоречивой и нечеткой схемы управления и работы с документами приведет к созданию такой же противоречивой и несовершенной автоматизированной системы.

Организация рационального, соответствующего потребностям организации делопроизводства требует введения и обязательного соблюдения всеми работниками организации единых правил работы с документами — по сути, построения единой корпоративной системы делопроизводства, а не упорядочения отдельных участков работы с документами. Следует помнить, что только комплексная рационализация делопроизводства, распространяющаяся на все подразделения организации, приводит к заметному результату.

В настоящее время при комплексной автоматизации делопроизводства решаются во многом те же задачи, которые решались ранее при проведении работ по организационному проектированию. Успех автоматизации делопроизводства во многом зависит от тщательности подготовки технического задания, в разработке которого важная роль должна принадлежать службе делопроизводства или работнику, ответственному за делопроизводство, то есть будущим основным пользователям системы.

К сожалению, службы делопроизводства редко бывают укомплектованы сотрудниками, имеющими специальное делопроизводственное образование, которые, в свою очередь, далеко не всегда могут грамотно сформулировать требования к будущей автоматизированной системе делопроизводства. С другой стороны, фирмы-разработчики автоматизированных продуктов также редко имеют в своем составе специалистов-документоведов, умеющих быстро провести предварительное (оргпроектное) обследование и помочь сформулировать задачи для программистов.

Современные информационные технологии позволяют автоматизировать весь цикл работы с документами: создание, оформление, регистрацию, визирование, движение внутри организации, контроль исполнения, информационно-справочную работу, прием-передачу — вплоть до создания полнотекстового электронного архива. Однако многие разработчики автоматизированных систем, позиционирующие себя в качестве поставщиков решений для комплексной автоматизации делопроизводства, на самом деле автоматизируют только отдельные делопроизводственные операции, чаще всего регистрацию, контроль исполнения, а в последнее время и организацию движения документов.

При внедрении комплексной системы на первом этапе совместно со службой делопроизводства организации должна проводиться большая подготовительная работа. Очень часто данному этапу создания документов не уделяется должного внимания. Для того чтобы полностью задействовать возможности автоматизации, необходимо провести работу по выявлению типовых управленческих ситуаций, разработке шаблонов документов, закрепляющих эти управленческие ситуации (так называемые «трафаретные тексты»), составить набор стандартных фраз и выражений, предусмотреть взаимодействие с законодательными и нормативными правовыми базами, выполнение информационных запросов по документам организации и т.д.

На стадии согласования и подписания документов очень важно иметь разработанный в организации табель форм документов, в котором прописано, кто документ составляет, с кем его следует согласовать, кто должен ставить подпись, куда документ передается, где хранится, с какой периодичностью создается. При наличии табеля форм затем довольно легко строить схемы движения документов и настраивать системы маршрутизации.

Не меньшей предварительной проработки требует автоматизация процесса регистрации документов. Сегодня регистрационные формы (карточки, журналы) нередко создаются для каждой организации заново и существенно различаются у отдельных разработчиков. В то же время существует фиксированный набор сведений (реквизитов), заносимых в регистрационную форму, закрепленный в Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.

С этапом регистрации теснейшим образом связаны такие этапы работы с документами, как контроль исполнения и информационно-справочные операции. Контроль за исполнением документов легче всего поддается автоматизации, и это наиболее разработанная функция. Информационно-справочная работа — это по существу главная функция документационного обеспечения управления, но сегодня она поставлена во многих организациях весьма слабо. Внедрение автоматизированной системы регистрации позволяет моментально узнать, у кого, где и на какой стадии работы находится документ.

Один из важнейших показателей, вносимых в регистрационную карточку после исполнения документа, — номер дела, в которое помещается документ после завершения работы с ним. Поэтому проведение автоматизации делопроизводства организации требует упорядочения текущего хранения документов, а именно разработки номенклатуры дел организации, в которой закрепляется не только место хранения документа после завершения его исполнения, но и сроки хранения всех документов, составляющих документационный комплекс организации.

Еще одна задача, решаемая системами автоматизации, — упорядоченное хранение документов в электронной форме. И хотя на рынке присутствует ряд решений типа «электронный архив», пока еще нет систем, которые бы соответствовали действующим архивным правилам, обеспечивали учет и составление описей в соответствии с Правилами работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143. Также при создании автоматизированной системы параллельно должны решаться вопросы сохранения документов на электронных носителях и передачи их на хранение.

Таким образом, в настоящее время автоматизация процессов делопроизводства ставит задачу совершенствования процесса управления в целом, в том числе уточнение задач и функций каждого структурного подразделения, определение функций, выполняемых отдельными работниками, делегирование полномочий на решение отдельных вопросов и подписание документов.

Внедрение новых информационных технологий в практику работы служб документационного обеспечения управления требует упорядочения, прежде всего, самого процесса делопроизводства и создания единой корпоративной системы документационного обеспечения управления для организации в целом, а также совместных усилий специалистов в сфере информационных технологий, профессионалов-документоведов, специалистов служб делопроизводства, владеющих технологическими процессами управления.