Перед тем, как уйти на праздники…

Марина Гладкая

Конец года — непростое время для людей разных профессий. И секретарь, увы, не исключение. В декабре представителям данной профессии приходится работать еще интенсивнее. Помимо подведения итогов, подготовки всевозможных отчетностей на хрупкие секретарские плечи ложится организация новогоднего корпоратива, а это множество моментов, учесть которые необходимо. Да и выглядеть нужно безупречно, следовательно, хлопоты продолжатся и после рабочего дня: найти достойный наряд, записаться на маникюр, к парикмахеру и визажисту. А еще необходимо поздравить коллег и компаньонов с праздниками, заказать бизнес-сувениры для клиентов компании и ее партнеров.

Собственная семья и родственники также требуют повышенного внимания: для всех нужно выбрать и приобрести подарки, подготовить ребенка к утреннику, составить меню и запастись продуктами для приготовления праздничного стола, привести в порядок квартиру… После такого цейтнота праздничные дни отдыха будут исключительно кстати.

Тем не менее, к длительным выходным следует тщательно подготовиться. Зачем? Да чтобы потом не было мучительно больно. Чтобы во время каникул побыть в кругу семьи, навестить родственников, отправиться на отдых или хотя бы как следует выспаться. Чтобы не переживать за несделанные до праздников рабочие дела. Чтобы ваши грандиозные планы не нарушила какая-либо экстраординарная ситуация, которая настигнет вас по пути на горнолыжный курорт или вытащит из-под теплого пледа, оторвав от интересной книги.

Помните: даже если ваша компания ушла на каникулы, это отнюдь не означает, что в данный период времени отдыхают все. Огромное количество организаций, особенно те, которые сотрудничают с иностранными фирмами, уже 2 января начинают работать в штатном режиме.

Если на начало года запланированы важные переговоры, скорее всего, ваш руководитель не станет проводить их во время праздничных каникул. Но с высокой долей вероятности он может назначить деловую встречу в первый рабочий день. Следовательно, вы должны быть готовы к этому, своевременно получив и обработав всю поступившую к вам информацию. Поэтому позаботьтесь об удаленном доступе к рабочей почте или на время праздников настройте переадресацию всех входящих писем на ваш личный почтовый ящик. Сделав это, вы можете быть уверены, что мимо вас (и, соответственно, вашего шефа) не пройдет важная информация. Проверяйте почту утром и вечером, начиная со 2 января.

Если со своим местом отдыха во время каникул вы определились, настало время уточнить, где в это время будет ваш начальник. На протяжении каникул у вас может возникнуть экстренная необходимость связаться с ним. В связи с этим позаботьтесь о том, чтобы подключить роуминг, уточните, подключена ли данная услуга у шефа. Не будет лишним выяснить, есть ли в отелях, в которых будете отдыхать вы и ваш директор, Интернет. Причем важно узнать, имеется ли Wi-Fi в номерах либо присутствует только в лобби. А может, гостиница предоставляет услуги исключительно проводного Интернета или же подключением к Всемирной паутине вообще не балует своих постояльцев? Такое тоже случается. Некоторые действительно дорогие курортные отели придерживаются следующей политики: гостям нужно дать максимальную возможность отдохнуть, лишив их возможности работать и отслеживать бизнес-новости. Таким образом, если в отпуске без Интернета никуда, узнайте заранее, в какую сумму обойдется данная услуга в роуминге. Как правило, дешевле пользоваться местной сим-картой, установив на нее переадресацию входящих вызовов.

Помимо руководителя вам придется поддерживать связь с его заместителями. Для этого позаботьтесь, чтобы у вас на руках были все возможные контакты. Для удобства можно составить перечень, который будет отображать необходимую информацию о заместителях: кто, когда и куда отправляется, в какое время возвращается. Не забудьте про номера телефонов и адреса электронной почты, по которым с ними можно поддерживать связь. Помните, что задержки рейсов и прочие форс-мажорные ситуации могут повлиять на возможность того или иного человека выйти на связь. А вы как координатор бизнес-процессов просто обязаны располагать максимумом информации.

Отдохнувший и наверняка неплохо проведший время шеф по возвращении в офис, скорее всего, с новыми силами погрузится в работу, и вы будете вынуждены поддерживать заданным им темп. Поэтому следует быть готовой к тому, что первая рабочая неделя после каникул будет насыщенной всякого рода встречами и переговорами. Даже если ваша организация не сотрудничает с иностранными компаниями, в Беларуси довольно много непрерывных производств, логистических фирм, гипермаркетов, для которых длительные выходные по определению невозможны. Во взаимодействии с ними перерывы грозят всякого рода задержками в продажах или производственном цикле. Следовательно, большинство руководителей заинтересованы в том, чтобы запустить все рабочие процессы максимально быстро. Поэтому постарайтесь предвосхитить события и подготовиться к подобным встречам еще до ухода на каникулы.