Использование мастеров действий в системе электронного документооборота

Андрей Сукач

В ходе различных процессов деловой деятельности — от издания приказа по основной деятельности до выдачи товарно-материальных ценностей — работники организаций сталкиваются с необходимостью подготовки и оформления различных документов по установленным правилам с дальнейшим направлением их в определенные подразделения или конкретным должностным лицам для согласования, рассмотрения или утверждения в соответствии с существующими регламентами. Даже если все эти этапы в организации четко определены, инициатору процесса необходимо помнить все нюансы: от детального порядка оформления создаваемых им документов до правил направления их уполномоченным должностным лицам и рассмотрения. Для упрощения движения типовых категорий документов в системе электронного документооборота используются заранее настроенные типовые маршруты.

В свою очередь механизм типовых маршрутов логически дополняется таким инструментом, как мастер действий. Мастера действий применяются в системе электронного документооборота для упрощения ряда операций по созданию и направлению в работу типовых категорий документов, автоматизации нескольких рутинных операций, идущих подряд и выполняемых одним пользователем. Результатом работы мастера действий могут быть автоматически сформированные электронные документы, записи в справочниках СЭД, созданные и отправленные в работу задачи по согласованию документов и др.

Рассмотрим на примере СЭД Directum возможности использования мастера действий для автоматизации процесса создания и согласования заявлений по личному составу. После запуска работником соответствующего мастера действий на первом шаге запрашиваются такие параметры, как тип заявления, его дата, информация об инициаторе. При этом часть информации, например, фамилия и должность инициатора, может подставляться автоматически.

На втором шаге работнику необходимо задать параметры для автоматического формирования текста заявления: фамилию, имя и отчество в родительном падеже, даты ухода в отпуск и др. (рис. 2). Выделение второго шага связано с тем, что в зависимости от типа заявления, выбранного на первом шаге, состав запрашиваемой информации (перечень заполняемых полей) будет различным.

В зависимости от настроек мастера действий он может проверять корректность вносимых в отдельные поля данных.