Составление и оформление сводных и законченных описей дел

Наталия Кондакова

С какой целью создаются описи дел в организации? Обязательно ли их составление?

Пунктом 207 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, и п. 102 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 14, установлено, что отбор документов и дел к уничтожению осуществляется по результатам экспертизы ценности документов после подготовки сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и оформляется актом о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению. Таким образом, до составления акта о выделении к уничтожению документов и дел, сроки хранения которых истекли, в организации необходимо составить и оформить в установленном порядке сводные описи дел (годовые разделы сводных описей дел) постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. До тех пор пока такие описи не составлены и не утверждены, акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, не может быть утвержден и, соответственно, ни один документ не может быть уничтожен, даже если нормативно установленный срок его хранения уже истек.

Описи дел обязательны для составления во всех организациях, независимо от того, являются ли они источниками комплектования государственных архивов. Если в деятельности организации не образуется документов определенного типа (например, постоянного хранения), то соответствующая опись дел в ней не составляется. Остальные категории дел подлежат включению в опись дел временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Опись дел структурного подразделения, сводная опись дел, годовой раздел сводной описи дел, законченная описи дел: понятие, взаимосвязь и различия

В структурных подразделениях составляются описи дел структурных подразделений, в архиве организации — сводные описи дел.

Описи составляются ежегодно на дела, завершенные делопроизводством, срок хранения которых превышает 10 лет. Описи составляются отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу, а также на дела со специальной документацией (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела и др.). Дела временного (до 10 лет) хранения не передаются на хранение в архив организации, а потому описи на эту категорию дел не составляются.

По описям дел структурных подразделений дела передаются в архив организации, где на их основе формируются сводные описи дел соответствующего типа (постоянного хранения, временно (свыше 10 лет) хранения, по личному составу и т.д.).

Несколько годовых разделов или один годовой раздел сводной описи, число заголовков дел в которой достигло тысячи либо иной четырехзначной цифры (от 1000 до 9999), считается законченной описью дел. Количество заголовков дел в законченной описи может быть менее тысячи, при этом все заголовки дел, составляющих годовой раздел сводной описи дел, должны быть включены в одну законченную опись. Сводная опись дел постоянного хранения может считаться законченной независимо от количества заголовков дел, включенных в нее, при передаче организацией дел в государственный архив, а также в случае ее ликвидации.