Протоколы экспертной комиссии организации

Дарья Курильчик,
историк-архивист, преподаватель

Деятельность архива организации немыслима без оформления протоколов заседаний центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии). В настоящей статье мы рассмотрим наиболее распространенные случаи оформления протоколов ЦЭК (ЭК) с примерами в соответствии с функциями ЦЭК (ЭК).

Функции ЦЭК (ЭК) определены в п. 56 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиций Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143. Это:

· определение сроков хранения документов и дел;

· согласование проектов номенклатур дел организации и ее структурных подразделений, типовых и примерных номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, проектов перечней документов с указанием сроков хранения, методических документов по делопроизводству;

· ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение;

· согласование описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу;

· согласование актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, актов о неисправимом повреждении документов, актов об отсутствии дел и (или) о необнаружении дел постоянного хранения;

· подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями типовых документов с указанием сроков хранения, и внесение их на рассмотрение органов архивного дела и делопроизводства и государственных архивов;

· подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных ведомственными перечнями документов с указанием сроков хранения, перечнями документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения и внесение их на рассмотрение органов архивного дела и делопроизводства и государственных архивов;

· осуществление методического руководства и контроля за деятельностью ЭК структурных подразделений организации и подчиненных (входящих в состав, систему) организаций;

· принятие решений по вопросам совершенствования делопроизводства и работы архива организации и подчиненных (входящих в состав, систему) организаций.

Как правило, делопроизводственный год начинается с составления акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению. В соответствии с ним дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если установленный срок их хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с 3-летним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2013 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2017 г.