Исходящие документы в вопросах и ответах

Наталия Кондакова

Надо ли прошивать и нумеровать журнал регистрации исходящих документов?

Нормативными правовыми актами Республики Беларусь не установлен единый перечень регистрационно-учетных форм, которые должны прошиваться. В случае если речь идет о журналах (книгах) регистрации документов и дел (входящих, исходящих, внутренних документов, обращений граждан и т.п.), то нормативными правовыми актами Республики Беларусь по делопроизводству не установлены особые требования к их оформлению. По общему правилу регистрационно-учетные формы ведутся до их полного заполнения и ни в процессе ведения, ни после окончания делопроизводством прошивке (прошнуровка, прошивка, скрепление печатью) не подлежат.

Журналы регистрации исходящих документов ведутся в соответствии с требованиями п. 139.9, п. 141 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, которые не содержат особых требований, предусматривающих прошивку (прошнуровку) и (или) скрепление печатью такого журнала.

Допускается ли направлять один документ более чем в один адрес? Каким образом оформляется реквизит «Адресат» на документе, направляемом нескольким адресатам?

Допускается. Реквизит «Адресат», при этом, не должен содержать более четырех адресов. Адресаты располагаются один под другим, слово «Копия» перед вторым и последующими адресатами не проставляется.

Чтобы сократить время на подготовку экземпляров рассылаемого документа, адресат можно обозначить обобщенно. Это допускается, если документ адресуется нескольким однородным организациям.

Если документ является ответным, первым адресатом указывается автор инициативного письма независимо от значимости остальных адресатов.

Не допускается указывать нескольких адресатов на документе при направлении его в вышестоящий орган, кроме случаев, когда это определено соответствующим поручением вышестоящего органа.

Какое максимальное количество адресатов можно оформить на исходящем документе?

Как уже говорилось выше, документ, предназначенный для отправки, не должен содержать более 4 адресов. Слово «Копия» перед вторым и последующими адресатами не пишется.

При направлении документа более чем в 4 адреса составляется список на рассылку, в котором перечисляются адреса, наименования организаций и фамилии должностных лиц. На основании этого списка оформляется адресат в каждом конкретном документе — на каждом экземпляре указывают только одного адресата или обобщенное наименование адресатов.

После отправки экземпляров документа список на рассылку помещают в дело вместе с экземпляром, оставшимся в организации-отправителе, что избавляет организацию-отправителя от необходимости оформлять и сохранять копию каждого отправленного экземпляра с указанием конкретного адресата на ней.

При рассылке одного и того же документа в копиях нескольким организациям этому документу следует присваивать один исходящий номер или каждый раз номера должны быть разные?

Основной принцип регистрации — однократность. Это означает, что один и тот же документ должен быть зарегистрирован в организации только один раз: входящие — в день поступления, внутренние и исходящие — в день подписания или утверждения. Если зарегистрированный документ передается из одного структурного подразделения в другое, повторно его не регистрируют.

При необходимости рассылки документа в копиях нескольким организациям по установленным правилам составляется список на рассылку. При этом на каждом экземпляре рассылаемого документа проставляется один и тот же регистрационный индекс. Дата документа на указанных экземплярах также должна быть единой и соответствовать дате подписания первого экземпляра документа (подлинника).