Подводим итоги делопроизводственного года: на что обратить внимание

Вероника Бегун

Окончание календарного года для многих из нас становится временем подведения итогов. Мы вспоминаем хорошие события, произошедшие с нами, делаем выводы, чтобы не повторять совершенных ошибок, строим планы на будущее. В полной мере это касается и работы: секретарю важно грамотно завершить делопроизводственный год и своевременно подготовиться к следующему.

Давайте рассмотрим основные моменты, на которые нужно обратить внимание.

Заполняем графу 3 сводной номенклатуры дел организации

В этой графе мы указываем количество томов (частей) по каждому делу, заведенному в уходящем году.

Оформляем итоговую запись о категориях и количестве дел в сводной номенклатуре дел

В ней указываем количество дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения, а также количество переходящих дел и дел с пометкой «ЭПК». Итоговая запись оформляется в соответствии с приложением 12 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организация, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4. Она составляется службой ДОУ, оформляется на отдельном листе, заверяется руководителем службы ДОУ или лицом, ответственным за ведение делопроизводства в организации, после чего помещается в конце номенклатуры дел. Сведения, внесенные в итоговую запись, обязательно передаются в архив организации (лицу, ответственному за архив).

Итоговая запись к номенклатуре дел структурных подразделений, комиссий, советов и общественных организаций оформляется по такой же форме.

Готовим номенклатуру дел организации на будущий год

Номенклатура дел составляется на дела всей организации, как правило, на основании номенклатур дел структурных подразделений, а также утверждается ежегодно. В сводную номенклатуру дел включаются дела, намеченные к заведению в будущем году.

Как правило, номенклатура дел составляется ответственным за ведение делопроизводства. Она оформляется на общем бланке организации или на чистом листе формата А4, подписывается составителем, согласовывается с архивом организации (лицом ответственным за архив), экспертной комиссией организации, утверждается руководителем организации, а в случаях, предусмотренных Инструкцией по делопроизводству, — с соответствующим государственным архивом и вышестоящей организацией.

Номенклатура дел должна быть утверждена до 1 января того года, на который она составлена.

Оформляем обложки дел на будущий год

После того как утверждена новая номенклатура дел, мы можем подготовить новые папки на дела, предполагаемые к заведению в соответствии с номенклатурой дел и оформить их обложки. Целесообразно эту работу проводить в конце декабря, когда старые дела завершены и отправлены на оперативное хранение.

Хочется обратить внимание на то, как правильно оформлять обложку дела при его заведении. Обычно информация, которая помещается на обложку дела, набирается на компьютере и распечатывается на листе формата А4. Если же у вас не имеется возможности набрать информацию машинописным способом, то не будет ошибкой оформить ее от руки с соблюдением всех требований.

Обложка — это «лицо» дела, она дает максимум информации о его внутреннем содержании.

Обязательными реквизитами обложки дела являются:

· наименование вышестоящей организации;

· полное наименование организации;

· наименование структурного подразделения, в котором заведено дело;

· индекс дела по номенклатуре дел;

· заголовок дела;

· дата дела или крайнее даты документов, входящих в дело (заполняется в конце года);

· количество листов в деле (заполняется в конце года);

· срок хранения дела;

· архивный шифр дела (заполняется в конце года на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения).

Наименования вышестоящей организации, организации и структурного подразделения указываются полностью в именительном падеже. Если организация имеет официальное сокращенное наименование, то оно указывается после полного наименования в скобках. Если вышестоящей организации нет, этот реквизит будет отсутствовать.

Индекс и заголовок дела указываются в соответствии с номенклатурой дел организации.

На обложке дела обязательно указывается дата дела — начало заведения и окончания дела в делопроизводстве. Даты планов, отчетов, смет отражаются в заголовках дел, например «Штатное расписание на 2015 год и изменения к нему». Крайними датами документов личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении.