Делать или не делать, или За что платят секретарю

Ольга Градинар

Я готова побиться об заклад, что каждой из вас, дорогие читательницы, хотя бы однажды доводилось слышать или произносить фразу «Мне за это не платят!». Причем в подавляющем большинстве случаев это не перчатка, с видом оскорбленного достоинства брошенная в лицо зарвавшемуся руководителю, а острая шпилька, подпущенная в адрес шефа или кого-то из коллег в приватной беседе с Машей из бухгалтерии.

Мы уже не раз говорили о том, что работа секретаря при всей своей кажущейся простоте полна нюансов и неожиданностей, и зачастую нам самим сложно разобраться, какие обязанности мы должны выполнять априори, с какими приходится скрепя сердце мириться, а какие на нас «вешают» просто так, вопреки всем должностным инструкциям. Давайте попробуем внести ясность. Мы не будем констатировать очевидные факты: распределение звонков, работа с корреспонденцией, прием посетителей — все это работа секретаря подразумевает. Мы поговорим о вещах менее очевидных.

СЕКРЕТАРЮ ПЛАТЯТ…

…за внешний вид

Безусловно, речь не идет о том, что в приемной должна работать, как минимум, победительница конкурса «Мисс Ивацевичи» — времена, когда от секретарей требовалась модельная внешность, к счастью, прошли. Строгий дресс-код тоже существует далеко не во всех белорусских организациях (по последним исследованиям одного из белорусских job-ресурсов, 46% компаний настаивают на его соблюдении). Но так или иначе, выглядеть презентабельно секретарь обязана. Чистые волосы, аккуратные ногти, опрятная одежда (независимо от стиля), приятный, но не навязчивый аромат туалетной воды — это тот минимум, который должен присутствовать всегда.

…за хорошие манеры

Нет ничего хуже, чем секретарь, который общается с коллегами и посетителями в развязной, порой даже хамоватой манере. Таким поведением он бросает тень, в первую очередь, на руководителя. Что можно подумать о начальнике, чей секретарь позволяет себе грубить, употреблять ненормативную лексику или общаться в таком тоне, будто своим звонком или визитом вы отрываете его, как минимум, от дел государственной важности?

…за грамотность

Хороший секретарь — грамотный секретарь, это не обсуждается! Если секретарь звОнит руководителю, чтобы сообщить, что согласно его распоряжения договора подписаны, а счет-фактуры выставлены, и поэтому не разрешит ли Иван Иванович уйти пораньше, а то у мамы день рождение — он, уж простите, не профессионал. Когда я вижу пестрящее ошибками и опечатками резюме барышни, претендующей на вакансию секретаря, все ее другие возможные достоинства меркнут и становятся несущественными.

…за приветливость и позитивность

Все мы люди, и у каждой из нас бывают личные проблемы, любовные драмы и жизненные обстоятельства. Но это не означает, что свое плохое настроение секретарь должен «транслировать» на окружающих. В особо трудных ситуациях лучше взять несколько дней за свой счет, чтобы прийти в нормальное состояние и восстановить душевное равновесие вместо того, чтобы впадать в непрекращающуюся депрессию и портить настроение всем вокруг. А тем, у кого характер скверный или настроение меняется каждые 10 минут, стоит подумать о какой-нибудь другой работе, потому что хороший секретарь улыбается даже когда снимает телефонную трубку, чтобы звонящий ощутил, что его звонку рады.

…за готовность помочь

В любую организацию звонят и приходят самые разные люди, многие из которых являются далеко не самыми приятными. Но хороший человек — это не должность и не профессия. Поэтому нельзя «отшивать» человека уже на стадии телефонного звонка в компанию только потому, что его манера говорить или тембр голоса кажутся вам неприятными. Кто знает, с какой целью он к вам обращается. Задача секретаря — максимально точно выяснить, чего хочет звонящий или пришедший, определить, к компетенции кого из сотрудников относится тот или иной вопрос, и «состыковать» человека, обратившегося в компанию, с нужным специалистом.

…за стрессоустойчивость

По долгу службы секретарю приходится сталкиваться далеко не с самыми приятными вещами. Например, с необходимостью врать. Как бы в детстве мама ни внушала, что обманывать нехорошо, но если шеф говорит: «Меня ни для кого нет!», секретарь волей-неволей вынужден сообщать всем звонящим и приходящим заведомо ложную информацию.

Да и вообще, рабочее место секретаря находится в зоне повышенной «турбулентности». В силу своей близости к руководителю секретарь чаще других попадает под горячую руку шефа и получает выволочки «за себя и за того парня», а порой и вовсе ни за что. Нужно научиться воспринимать это как стихийное бедствие, в противном случае никаких нервов не хватит!