Переходим на электронный документооборот: проектирование рациональной организации делопроизводства

Наталия Кондакова

Комплексный проект рационализации делопроизводства в организации представляет собой описание организации делопроизводства, технологии выполнения работ на научной основе с учетом последних достижений в этой области. Он составляется по разделам и может охватывать как все стороны документационного обеспечения управленческой деятельности, так и отдельные его части (отдельный раздел), например, организацию регистрации документов и контроль за их исполнением. Проект выполняется методами текстового описания, графического и математического моделирования.

Разработчики проектов рационализации делопроизводства должны быть знакомы с нормативными и методическими документами по делопроизводству, новейшими достижениями в области автоматизации делопроизводства, типовыми решениями по организационному проектированию, опытом учреждений, организаций и предприятий в сфере изучения, проектирования и рационализации делопроизводственных процессов.

Практика работы по проектированию организации делопроизводства в аппарате управления показывает, что комплексный проект по рациональной организации делопроизводства состоит из следующих разделов:

1. Структура, штатный состав делопроизводственной службы.

2. Экспедиционная обработка документов.

3. Регистрация документов и организация информационно-справочной работы.

4. Контроль за исполнением документов и поручений руководства.

5. Составление и оформление документов.

6. Текущее хранение документов, формирование дел, составление номенклатур дел.

7. Организация архивного хранения документов.

8. Организация рабочих мест, оснащение их оборудованием и средствами организационной и вычислительной техники.

Разделы проекта предусматривают все взаимосвязанные законченные части: рациональную организацию делопроизводственной службы и расчет эффективности предлагаемых мероприятий.

Структура, штатный состав делопроизводственной службы

В настоящее время работы по делопроизводственному обслуживанию аппарата управления сосредотачиваются в службах документационного обеспечения управления, имеющих разные названия: управление делами, общий отдел, секретариат и т.д.

В проектах рационализации делопроизводства приводится структурная схема делопроизводственной службы, указывается состав подразделений, входящих в состав службы ДОУ, а также ее подчиненность. Помимо структурной схемы службы в проекте приводится текстовое описание изменений, внесенных проектом. Функции и задачи делопроизводственной службы закрепляются в положении о ней.

В соответствии с положением и предложенной технологией работ ведется расчет штатной численности делопроизводственного персонала. Численный состав и номенклатура должностей работников делопроизводственной службы зависят, прежде всего, от объема выполняемых этим подразделением работ и принятой технологии, в том числе уровня автоматизации и механизации работы с документами.

Следует помнить: в том случае, если в состав службы ДОУ организации входят отдельные структурные подразделения, то для каждого из них разрабатываются самостоятельные положения. Также отметим, что для каждого конкретного сотрудника службы ДОУ (подразделений, входящих в его состав) разрабатывается должностная инструкция.

Основным локальным нормативным правовым актом, устанавливающим технологию работы с документами, определяющим принципы организации делопроизводства, является инструкция по делопроизводству. Ею завершается разработка оргпроекта по рационализации делопроизводства. Фактически в данном документе закрепляются положения по рациональной организации делопроизводства, рекомендации, выработанные в результате изучения технологии работы с документами в организации и ее оптимизации.

Инструкция должна включать такой раздел, как общие принципы организации делопроизводства в организации. В ней также указываются структурные подразделения, входящие в состав службы ДОУ, перечисляются функции делопроизводственного персонала. Требования к подготовке, оформлению и размножению документов выделяются в самостоятельный раздел. Следует помнить, что требования к составлению и оформлению документов, закладываемые в инструкцию по делопроизводству конкретной организации, должны соответствовать требованиям, закрепленным в Государственном стандарте Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденном постановлением Государственного комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69 и Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.

В состав инструкции по делопроизводству организации должны быть включены вопросы организации приема, экспедиционной обработки документов, распределения корреспонденции по исполнителям, учета и регистрации документов, организации информационно-справочной работы по документам организации, а также организации контроля за исполнением документов. Необходимо отразить вопросы формирования, ведения и хранения дел в организации, составления и оформления номенклатур дел, подготовки дел к передаче на архивное хранение, а также обеспечения их сохранности.

В качестве приложений к инструкции могут быть приведены структура службы ДОУ, унифицированные формы документов, образцы регистрационно-контрольных форм, перечни регистрируемых и нерегистрируемых документов, различные списки, классификаторы и другие документы, которые часто используются в практике делопроизводства в организации. Могут быть разработаны дополнительные инструкции, памятки, методические материалы по отдельным направлениям организации делопроизводства: о порядке составления и оформления организационно-распорядительных документов, организации доставки и обработки документов, организации работы с обращениями граждан и др.

Таким образом, в состав оргпроекта должны войти нормативные и методические документы, определяющие порядок ведения делопроизводства в организации, а также обеспечивающие внедрение основных положений проекта рационализации.