Составление описи дел постоянного хранения в структурном подразделении

Наталия Кондакова

Опись дел — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень заголовков дел, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, их учета и систематизации. Описи дел составляются в структурных подразделениях и в архиве организации. Описи составляются ежегодно на дела, завершенные делопроизводством, срок хранения которых превышает 10 лет.

В структурных подразделения описи составляются отдельно на дела:

· постоянного хранения;

· временного (свыше 10 лет) хранения;

· по личному составу;

· дела со специальной документацией (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела и др.).

В описи включаются дела, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в установленном порядке.

Как уже было отмечено, описи дел составляются только на дела с документами временного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения, поскольку в архив организации передаются только эти категории документов.

Дела, срок хранения которых составляет менее 10 лет, как правило, в архив не передаются. Они хранятся в структурных подразделениях, в которых были заведены и завершены делопроизводством, до истечения сроков их хранения, а затем уничтожаются. Учет дел временных сроков хранения (до 10 лет включительно) ведется по номенклатуре дел за соответствующий год: в графе «Примечание» номенклатуры дел указывается фамилия работника, у которого находится дело и который отвечает за его сохранность. В исключительных случаях по решению руководства такие дела могут передаваться в архив (например, при отсутствии места для хранения в структурных подразделениях). Передача в архив дел временного срока хранения (до 10 лет включительно) может осуществляться по согласованию с архивом организации по номенклатуре дел.

Документы структурного подразделения передаются на хранение в архив организации по описям дел данного структурного подразделения. На основании описей дел структурных подразделений в архиве составляются годовые разделы сводных описей дел (отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу и дела со специальной документацией).

Если в организации есть общественная организация (например, профессиональный союз), ее документы включаются в отдельную опись дел, составляемую по форме описи дел структурного подразделения. Дела общественной организации передаются в архив организации в порядке, установленном для передачи дел структурных подразделений, и включаются в годовые разделы сводной описи дел.

Описи дел структурных подразделений должны быть составлены и оформлены в установленном порядке не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством, и представлены в архив организации в течение следующего делопроизводственного года. Это значит, что раздел описи, включающий дела, законченные делопроизводством в 2012 году, должен быть составлен в 2013 году. Передача в архив организации происходит в течение 2014 года.

В опись дел постоянного хранения структурного подразделения включаются заголовки дел постоянного хранения, сформированных в течение года в деятельности данного структурного подразделения, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения с отметкой «ЭПК (например, 5 лет ЭПК).

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией. Заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой их систематизации — на основе номенклатуры дел.

Описи дел структурных подразделений составляются в двух экземплярах, а при наличии ЭК структурного подразделения — в трех. Один экземпляр остается в структурном подразделении, второй передается в архив вместе с делами, третий подшивается к протоколу заседания ЭК.

Описи дел структурных подразделений имеют порядковые номера. Номер описи состоит из индекса структурного подразделения по номенклатуре дел организации, года, за который дела включаются в опись. Например: 1/2013, 2/2013, 3/2013, где 1, 2, 3 — номер раздела структурного подразделения по номенклатуре дел, 2013 — год, в котором были заведены дела.

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления, согласовывается руководителем службы ДОУ организации, ЭК структурного подразделения (при наличии) и утверждается руководителем структурного подразделения. При наличии в структурном подразделении собственной экспертной комиссии опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК подразделения.