Протоколы экспертной комиссии организации в вопросах и ответах

Дарья Курильчик,
историк-архивист, преподаватель

Объем документов в любой организации с каждым годом ее существования только увеличивается, что затрудняет работу с ними и требует дополнительных затрат с целью поиска новых площадей для хранения. Разобрать огромные залежи, а также не допустить накопления позволяет экспертиза ценности документов, которая определяет их ценность и устанавливает сроки хранения.

Что такое экспертная комиссия?

Для проведения экспертизы ценности документов в организации должна быть создана постоянно действующая экспертная комиссия. В государственных органах и иных организациях, имеющих подчиненные организации, для этих целей создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия. ЦЭК осуществляет координацию и руководство деятельностью экспертных служб подчиненных организаций.

ЦЭК (ЭК) должна быть создана в каждой организации независимо от ее формы собственности и организационно-правовой формы. В ее состав включаются не менее 3 человек. Председателем комиссии назначается, как правило, заместитель руководителя организации, секретарем — руководитель службы документационного обеспечения управления или заведующий архивом (лицо, ответственное за архив), а в качестве членов — главный бухгалтер, начальник правового отдела и другие наиболее квалифицированные работники организации. В состав ЦЭК (ЭК) организации, являющейся источником комплектования государственного архива, может включаться работник соответствующего государственного архива.

Деятельность ЦЭК (ЭК) организации немыслима без оформления протоколов ее заседаний. Это обусловлено необходимостью документального закрепления решений ЦЭК (ЭК) организации (п. 57 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143).

Форма протокола ЦЭК (ЭК) ни в Правилах работы архивов, ни в Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиций Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, ни в Альбоме форм организационно-распорядительных документов с комментариями (на основе унифицированных форм документов УСОРД) не представлена. Лишь Унифицированная система организационно-распорядительной документации, утвержденная приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25, содержит формы протоколов, однако их применение связано с организационно-распорядительной деятельностью организации. Поэтому в данной статье мы обратим внимание на общую характеристику протокола заседаний ЦЭК (ЭК), виды и правила составления, а в следующих рассмотрим различные случаи, когда необходимо оформление протоколов ЦЭК (ЭК), и остановимся на конкретных примерах.

Что такое протокол?

Протокол — это документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях (п. 103 Инструкции по делопроизводству). Ввиду того, что в протоколе фиксируется принятое на заседании решение, он приобретает функции распорядительного документа, то есть решения, которые в нем закреплены, носят обязательный характер.

В соответствии с п. 105 Инструкции по делопроизводству протокол составляется секретарем заседания на основании рукописных, стенографических, аудио- или других записей хода заседания, а также документов, подготовленных к заседанию (текстов и тезисов докладов, проектов решений и др.). Протоколы ЦЭК (ЭК), как правило, согласовывают научно-справочный аппарат архива, поэтому текстами к протоколам будут выступать акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, годовые разделы сводных описей и др.