Что делать, если…?

Ольга Моисеенко,
научный редактор журнала

Учебное заведение, расположенное и зарегистрированное в г. Минске, имеет филиал, расположенный и зарегистрированный в г. Витебске. Нужно ли включать филиал в сводную номенклатуру дел головного учебного заведения, если он является самостоятельным субъектом хозяйствования, на хранение в государственный архив документы не передает?

Перед тем, как ответить на вопрос, хотелось бы обратить внимание на следующие моменты. Во-первых, взаимоотношения между головной организацией и ее филиалом (подчиненной организацией) строятся на основании актов законодательства Республики Беларусь, уставных и учредительных документов обеих организаций. Во-вторых, основные положения по процедуре составления номенклатуры дел организации необходимо закрепить в локальной инструкции по делопроизводству, которая в соответствии с п. 4 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, должна быть самостоятельно разработана в каждой организации в соответствии с требованиями законодательных и нормативных правовых актов Республики Беларусь

Если говорить о конкретной ситуации, то в инструкции по делопроизводству головного учебного заведения, речь о котором идет в вопросе, должны содержаться положения, четко регламентирующие как организацию делопроизводства в головном учебном заведении, так и порядок взаимоотношений между учебным заведением и его филиалом в области делопроизводства и архивного дела (в том числе будет ли номенклатура дел филиала существовать в качестве самостоятельного документа либо являться разделом сводной номенклатуры дел головной организации). Данным вопросам может быть посвящен отдельный раздел, в котором рассматриваются особенности организации делопроизводства в филиале (включая процедуру составления, согласования и утверждения номенклатуры дел). Заключительным пунктом раздела может стать положение о том, что в общих случаях (не оговоренных специально в данном разделе) необходимо руководствоваться общими нормами и требованиями, изложенными в инструкции по делопроизводству головной организации.

В случае если в филиале организации имеется отдельная инструкция по делопроизводству, разработанная и утвержденная в установленном порядке, в инструкции по делопроизводству головной организации регламент ее взаимоотношений с филиалом в области делопроизводства и архивного дела может быть оформлен в виде отдельных пунктов с оговоркой, что организация ведения делопроизводства в филиале осуществляется в соответствии с инструкцией по делопроизводству филиала.

По существу вопроса хотелось бы отметить следующее: включать в сводную номенклатуру дел организации территориально удаленный самостоятельный субъект хозяйствования не представляется целесообразным. При этом необходимо помнить, что в соответствии с п. 155 Инструкции по делопроизводству сводную номенклатуру дел филиала один раз в 5 лет нужно согласовывать с ЦЭК головного учебного заведения (в случае значительных изменений — независимо от срока предыдущего согласования), после чего один экземпляр согласованного и утвержденного оригинала сводной номенклатуры дел филиала необходимо передать в архив головного учебного заведения.

В соответствии с п. 151 Инструкции по делопроизводству служба ДОУ головного учебного заведения может разработать для своего филиала типовую или примерную номенклатуру дел. Типовые и примерные номенклатуры дел, разрабатываемые организациями, являющимися источниками комплектования государственных архивов, утверждаются их руководителями после согласования с ЦЭК этих организаций и соответствующими государственными архивами. Типовые и примерные номенклатуры дел, разрабатываемые иными организациями, утверждаются их руководителями после согласования с ЦЭК этих организаций.