"Секретарское дело" № 09/2014 |
Организационное проектирование (оргпроектирование) включает в себя несколько стадий. Первая стадия называется предпроектным обследованием. В зависимости от состава работ, проводимых на данной стадии, выделяются следующие подэтапы (элементы) рассматриваемой стадии: · предпроектное ориентировочное обследование, диагностика; · рабочее, детальное обследование; · анализ собранных результатов, их обобщение, формирование выводов. Предпроектное ориентировочное обследование является важной частью подготовительных работ к исследованию и проектированию системы управления. Его цель — максимально точное определение состава, объема, стоимости и сроков выполнения проектно-исследовательских работ, а также соответствующее их документирование. Общий срок проведения предпроектных работ занимает, как правило, не более одного месяца. Сжатые сроки проведения предпроектного обследования объекта рационализации, а также значение результатов, получаемых на данном этапе работ, обуславливают тот факт, что проведение предпроектного обследования должно поручаться наиболее квалифицированным специалистам. Начало предпроектных работ связано с выбором объекта исследования и проектирования, а его завершение — с составлением технического задания. По отношению к общему объему оргпроектных работ этап предпроектного обследования не должен превышать 5-10%. Вместе с тем следует помнить что именно на данном этапе определяются основные направления исследования того или иного объекта (системы) управления. Работы по организационному проектированию могут носит как комплексный, так и локальный характер. При комплексном оргпроектировании объектом исследования и рационализации может выступать целый ряд вопросов и направлений деятельности организации, составляющих как управленческие, так и делопроизводственные действия. Локальное оргпроектирование направлено на исследование и рационализацию отдельной функции (направления деятельности) организации. При подготовке к комплексному исследованию и проектированию ориентировочное обследование проводится, как правило, по четырем основным направлениям разработки комплексного оргпроекта. 1. Первоначальное ознакомление со структурой и штатами аппарата управления объекта исследования, которое включает: · ознакомление с характером основных взаимоотношений как с вышестоящими, так и нижестоящими организациями; · количество и общую характеристику объектов управления, подчиненных данному аппарату; · количество структурных подразделений аппарата управления, их штаты и основные функции каждого подразделения; · основные функциональные взаимосвязи между подразделениями; · основные документы, которыми они обмениваются. На данном этапе для получения необходимых сведений, анализа и фиксирования результатов обследования используются такие методы, как изучение и анализ документов, опрос работников организации — объекта исследования, составление организационно-структурной схемы аппарата управления. 2. Первоначальное ознакомление с документооборотом организации, в том числе: · изучение количественных показателей документооборота (количества входящих, исходящих и внутренних документов за несколько лет); · общая характеристика входящей и исходящей документации организации; · изучение количественных показателей документооборота (основные и наиболее массовые виды документов); · распределение документации по структурным подразделениям; · общая характеристика документационных потоков организации; · наличие унифицированных форм документов и их использование в документировании деятельности организации; · общая характеристика организации делопроизводственных работ в организации; · оценка уровня организации документационных работ в организации и др. В качестве основных источников информации на данном этапе выступают локальные нормативные правовые акты, в которых устанавливается порядок организации работы с документами (инструкции по делопроизводству, правила работы с документами и др.); сведения учетно-справочного аппарата организации; опрос компетентных работников организации и др. На данном этапе основными методами проведения оргпроектных работ являются изучение документов, опрос работников организации, выборочные наблюдения. 3. Изучение организационно-технического обеспечения аппарата управления, которое включает: · определение количества средств организационной и компьютерной техники, используемой в аппарате управления; · характер использования средств компьютерной и организационной техники; · существующая потребность в технических средствах. С помощью методов изучения документов, выборочного наблюдения, опроса работников организации изучаются перечни имеющихся технических средств, опрашиваются работники организации, осматриваются служебные помещения и оборудование рабочих мест. 4. Первичное ознакомление с организацией труда персонала управления, которое включает: · выявление общей характеристики и структуры штатов аппарата управления; · характеристику основных видов работ и способов их выполнения; · общую характеристику планировки помещений; · организацию рабочих мест и условий труда. Источниками сведений на данном этапе служат штатное расписание организации, опрос руководителей организации и структурных подразделений, наблюдения.
Материал опубликован частично.
Для чтения полного текста статьи необходимо приобрести журнал.
|
Пн-Пт с 8:30 до 17:30
ООО «РегистрМедиа»
УНП 192032301
р/с: BY69BPSB30123234550139330000
ОАО «СберБанк», БИК BPSBBY2X, 220114, г. Минск, Петра Мстиславца, 13.
ООО «РегистрМедиа» 1996-2023