Выдача архивных дел и документов во временное пользование

Ольга Моисеенко,
научный редактор журнала

Закон Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» одной из целей создания архива в организации называет учет и использование архивных документов (гл. 4 ст. 12). Из устоявшейся практики архивов организаций наиболее широко применяемой формой использования архивных документов является их выдача во временное пользование. В соответствии с п. 307 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, дела выдаются из архива:

· работникам архива организации в рабочие помещения для проведения архивных работ с документами;

· пользователям в читальный зал архива организации для использования;

· работникам организации во временное пользование;

· сторонним организациям — организациям-фондообразователям, организациям, входящим в состав (систему) организации, в структуре которой действует архив, организациям для проведения работ по специальной обработке документов с целью улучшения их физического состояния (ремонта, реставрации и др.), создания страхового фонда, фонда пользования, экспонирования документов, иным организациям в соответствии с законодательством — во временное пользование.

При этом следует учитывать, что согласно п. 307 Правил работы архивов документы, не прошедшие научного описания и технического оформления, для использования и проведения работ по созданию страхового фонда и фонда пользования, а также специальной обработке с целью улучшения их физического состояния не выдаются.

Выдача архивных документов во временное пользование работникам организации производится с разрешения руководителя архива либо лица, ответственного за архив. Если же документы во временное пользование необходимо выдать представителям сторонней организации, сделать это можно только с разрешения руководителя вашей организации на основании письменного запроса, исходящего от сторонней организации, или соответствующего договора (например, о проведении работ по созданию фонда пользования).

В соответствии с п. 310 Правил работы архивов выдача архивных дел во временное пользование должна быть документально оформлена. В случае если документы из архивохранилища выдаются работникам вашей организации, данный факт закрепляется путем оформления заказа на выдачу дел согласно приложению 44 к Правилам работы архивов.

Если документы из архива организации выдаются представителям сторонней организации (организациям-фондообразователям, организациям, входящим в структуру (систему) организации, в которой функционирует архив, организациям для экспонирования документов, иным организациям в соответствии с законодательством Республики Беларусь), составляется акт о выдаче дел во временное пользование согласно приложению 45 к Правилам работы архивов.

При необходимости выдать архивные документы во временное пользование сторонним организациям для проведения разного рода работ с документами (например, улучшения физического свойства документов, создания фонда пользования, микрофильмирования документов) составляется акт по соответствующей форме согласно приложениям к Правилам работы архивов. Акт о выдаче дел во временное пользование составляется в двух экземплярах на общем бланке организации. Один экземпляр остается в архиве организации, второй передается получателю. С одной стороны акт подписывается руководителем организации, передающей дела, а с другой — руководителем организации, получающей дела. В соответствии с требованиями Правил работы архивов обе подписи скрепляются гербовой печатью организации (при ее отсутствии — круглой печатью организации).