Документальное сопровождение служебных командировок

Наталия Кондакова

В соответствии со ст. 91 Трудового кодекса Республики Беларусь служебной командировкой называется поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы. Служебная командировка работника должна быть документально оформлена, при этом работникам бухгалтерии, кадровой службы и иных служб необходимо составить документы, которые предшествуют направлению в командировку, сопровождают ее, а также оформляются после прибытия из командировки.

Для упорядочения документирования командировок в организации может быть разработан соответствующий локальный нормативный правовой акт (например, положение о порядке направления работников в служебные командировки).

Направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя с выдачей командировочного удостоверения.

Унифицированные формы приказа и распоряжения о командировании включены в УСОРД. При составлении конкретного документа на основе унифицированных форм УСОРД их можно дополнять и расширять в соответствии с потребностями документирования.

Заголовок приказа начинается, как правило, со слов «О командировании», «О направлении в служебную командировку». В заголовке приказа указываются фамилия и инициалы, если приказом оформляется командирование одного работника. Если одним приказом оформляется командирование двух и более человек, их фамилии и инициалы в заголовке не указываются, а текст распорядительной части приказа разбивается на пункты.

Как правило, издание приказа о направлении в служебную командировку основывается на одном из следующих документов:

· задании на служебную командировку;

· докладной записке о направлении работника в служебную командировку;

· решении вышестоящей организации или учредителей;

· приглашении сторонней организации и т.д.

Командировочное удостоверение оформляется по форме согласно приложению 1 либо 2 к Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь. Командировочное удостоверение подписывается руководителем организации.

В организациях, работники которых направляются в служебные командировки, должны вестись следующие журналы:

· журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки (форма журнала содержится в приложении 3 к Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь);

· журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки за границу. Форма журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки за границу, законодательством не утверждена. Для его оформления допустимо использовать форму журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки в пределах Республики Беларусь. В этом случае название графы «Расписка командированного работника в получении командировочного удостоверения» целесообразно заменить на «Расписка командированного работника в получении задания на служебную командировку»;

· журнал регистрации командировочных удостоверений (если они выдаются). Ответственным за ведение этого журнала целесообразно назначить работника, в должностные обязанности которого входит оформление командировочных удостоверений. Данный журнал оформляется в произвольной форме.

По итогам командировки, в соответствии с п. 8 Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, предусмотрено представление работником авансового отчета, к которому должны быть приложены:

· командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне прибытия и дне выбытия из места командирования;

· проездные документы, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно;

· оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы;

· отчет о проделанной работе (по требованию нанимателя).