Журнал «Секретарское дело»

"Секретарское дело" № 08/2014

••• Сроки хранения докладных и объяснительных записок

Ольга МОИСЕЕНКО,
научный редактор журнала

Сроки хранения документов определяют на основании Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций, и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее — Перечень), а также ведомственных перечней, разработанных в соответствии с законодательными и нормативными правовыми актами Республики Беларусь.

Срок хранения докладных и объяснительных записок различается в зависимости от их тематической направленности и содержания. Так, например, в соответствии с п. 644 Перечня докладные записки, послужившие основанием для издания приказов по личному составу и не вошедшие в состав личных дел, хранятся во всех организациях 3 года. А если мы обратимся, например, к п. 77 Перечня, то увидим, что докладные записки, затрагивающим вопросы состояния работы по рассмотрению обращений граждан, хранятся:

- по месту составления — в государственных органах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у индивидуальных предпринимателей — постоянно; в государственных организациях, не являющихся источником комплектования, — 10 лет;

- в других организациях — 5 лет.

При детальном изучении Перечня мы сможем увидеть, что докладные и объяснительные записки зачастую входят в состав документов, перечисляемых для уточнения понятия «Документы о…». Например, п. 52 Перечня: «Документы о подготовке дел об административных правонарушениях и ведению административного процесса (протоколы, объяснительные записки, постановления, переписка и др.), срок хранения во всех организациях — 3 года после административного взыскания».

Кроме того, существует ряд докладных и объяснительных записок, которые входят в дела с пометкой «ЭПК». Например, п. 522 Перечня предписывает хранить документы о предоставлении компенсаций за работу с вредными и (или) опасными условиями труда (акты, справки, докладные записки и др.) во всех организациях 5 лет, при этом в государственных органах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, в негосударственных организациях и у индивидуальных предпринимателей по прошествии данного срока перед выделением к уничтожению эти документы должна изучить экспертно-проверочная комиссия (ЭПК), которая вынесет решение о выделении документов к уничтожению или продлении срока хранения (что в обязательном порядке отражается в протоколе заседания ЭПК).

Таким образом мы видим, что не существует единого срока хранения докладных и объяснительных записок, он зависит от ряда факторов и требует неформального подхода.

Некоторые сроки хранения докладных и служебных записок в соответствии с Перечнем

Номер пункта	Виды и названия документов	Срок хранения документов		Пояснение
Номер пункта	Виды и названия документов	В государственных органах, иных организациях, являющихся источником комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у индивидуальных предпринимателей	В государственных организациях, не являющихся источником комплектования государственных архивов	Пояснение
1	2	3	4	5
35	Документы по основной деятельности, представляемые в государственные органы, вышестоящие организации (доклады, докладные записки, отчеты, справки, сведения и др.)	Постоянно	10 лет
46	Документы о проведении проверок мониторингов (требования (предписания) об устранении нарушений, акты (справки), жалобы, объяснительные записки, переписка и др.)	5 лет ЭПК	5 лет	При условии проведения следующей проверки мониторинга. Проверок, по вопросам, связанным с осуществлением финансово-хозяйственной операций, — после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства
71	Копии документов, предоставляемых в правоохранительные органы по уголовным и гражданским делам (акты, справки, докладные записки, характеристики и др.)	3 года	3 года	После вынесения решения
86	Документы о рассмотрении обращений граждан и юридических лиц, поступивших в ходе «прямых телефонных линий» и «горячих линий» (докладные записки, справки, переписка и др.)	5 лет	5 лет
89	Документы о результатах проведения проверок, проводимых в рамках ведомственного контроля за соблюдением порядка рассмотрения обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей и юридических лиц (акты (справки), сведения, объяснительные записки, переписка и др.)	5 лет ЭПК	5 лет	При условии проведения следующей проверки
91	Документы о результатах проведения проверок соблюдения организациями и индивидуальными предпринимателями порядка ведения и хранения книги замечаний и предложений (акты (справки) предписания, сведения, объяснительные записки, переписка и др.)	5 лет ЭПК	5 лет	При условии проведения следующей проверки
100	Документы об анализе и контроле исполнения документов (справки, докладные записки,графики, сводки, контрольные листы и т.д.)	3 года	3 года
188	Документы о премировании работников (докладные записки, расчеты и т.д.)	3 года	3 года	После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля
459	Документы о совершенствовании трудовых процессов (докладные записки, планы, справки, расчеты, схемы, карты и др.)	Постоянно	10 лет
483	Документы о разработке и пересмотре тарифных сеток, тарифных ставок (окладов) (докладные записки, справки, расчеты, переписка и др.)	5 лет ЭПК	5 лет	После утверждения
512	Документы о расследовании причин аварий, несчастных случаев на производстве, профессиональных заболеваний (акты, планы, схемы, эскизы, технические расчеты, протоколы опросов, объяснения потерпевшего, медицинские заключения и др.)	10 лет	10 лет	Аварий, несчастных случаев на производстве (с крупным материальным ущербом, групповых, со смертельным или тяжелым исходом) — постоянно
1060	Документы о выдаче, утрате (хищении) повреждении служебных удостоверений, пропусков (докладные записки, объяснительные записки, акты, переписка и др.)	1 год	1 год
1135	Документы о состоянии и обслуживании различных видов транспортных средств (справки, докладные записки, сведения, переписка и др.)	5 лет	5 лет

Возврат к списку статей выпуска

info@profmedia.by

Пн-Пт с 8:30 до 17:30

••• Сроки хранения докладных и объяснительных записок

Реквизиты