Взаимодействие в системе электронного документооборота

Андрей Сукач

Современные системы электронного документооборота позволяют обеспечить взаимодействие работников как на основе обмена и коллективной работы с документами (приказами, письмами, докладными записками и др.), так и на основе постановки и выполнения задач, не связанных с документами. Процессы деловой деятельности (бизнес-процессы) зачастую подразумевают необходимость оперативного, но при этом документируемого взаимодействия, включая фиксацию истории взаимодействия и принятия управленческих решений, хода выполнения работ и т.д. В подобных случаях использование исключительно традиционных документоориентированных механизмов (например, докладных записок) может излишне бюрократизировать весь процесс, снижая или вовсе сводя на нет положительный эффект от результата выполненных работ.

В организациях, где не внедрена СЭД, такое взаимодействие нередко решается за счет использования электронной почты. Вместе с тем электронная почта уступает богатым возможностям СЭД, которые, в отличие от нее, предполагают:

· единое хранилище документов с возможностями систематизации и удобного поиска по всему массиву документов, включая полнотекстовый поиск, а также возможности пересылки пользователям системы только ссылок на актуальную версию документа без создания его многочисленных, не связанных между собой копий в почтовых ящиках у различных исполнителей;

· единое хранилище актуальной справочной информации (справочников): сведений о контрагентах деловой деятельности, работниках организации и др.;

· контроль доступа к документам, в том числе гибкое разграничение прав доступа, фиксация истории обращения к документам;

· контроль доставки документов (заданий), в том числе фиксация факта прочтения документа (задания);

· фиксация истории обсуждения или согласования документа (задания) в одном месте, а не в виде нескольких разрозненных сообщений электронной почты;

· автоматизация ряда рутинных операций, таких как напоминания исполнителям о сроке исполнения документа (задания);

· автоматизация создания документов (например, создание документа на основе хранимого в СЭД макета документа с вставкой в него переменных данных из связанных справочников);

· автоматизации движения документов с использованием типовых маршрутов;

· широкие возможности сбора и автоматической обработки статистических данных по исполнительской дисциплине, загрузке работников и т.д.

Следует отметить, что ситуация, при которой в СЭД происходит оперирование не только и не столько документами, сколько разнородной информацией и задачами, приводит к тому, что такие СЭД, позволяющие выйти за рамки парадигмы исключительно документоориентированного взаимодействия, приобрели черты, характерные для более широкого класса систем, определяемых как ECM-системы. При взаимодействии работников в СЭД посредством использования механизма задач система позволяет унифицировать порядок работы как с документами, так и с произвольными задачами.