Формирование и оформление дела фонда организации

Екатерина Дернович,
младший научный сотрудник отдела документоведения БелНИИДАД

Согласно Государственному стандарту Республики Беларусь СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденному постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 29.03.2013 № 18, архивный фонд — это совокупность архивных документов, исторически и (или) логически связанных между собой (п. 3.3.3). Архивный фонд является частью документального фонда организации — совокупности документов, образовавшихся в деятельности юридического или физического лица. На каждый архивный фонд в организации ведется дело фонда, которое представляет собой совокупность документов, отражающих работу с архивным фондом организации.

Дело фонда формируется в результате ведения учета документов в архиве организации. Требования к ведению дела фонда содержатся в главе 23 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143.

В дело фонда включаются документы, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, его истории:

· паспорт архива организаций;

· историко-архивные справки к фондам;

· описи дел структурных подразделений организации;

· старые листы фонда;

· акты проверки наличия и состояния дел фонда;

· листы проверки наличия и состояния дел фонда;

· акты приема-передачи дел на постоянное хранение;

· акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению;

· акты о неисправимых повреждениях дел (документов);

· акты об отсутствии дел;

· акты о необнаружении дел (документов), пути розыска которых исчерпаны;

· акты о технических ошибках в учетных документах;

· акты о создании объединенного архивного фонда;

· акты о разделении, объединении дел, включении в дело новых документов;

· акты об обнаружении документов, не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных дел.

В соответствии с п. 16 Правил работы архивов паспорт архива составляется в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, в двух экземплярах. В нем должны содержаться общие сведения об архиве, составе документов, условиях их хранения по состоянию на 1 января.

Историко-архивная справка — документ, содержащий сведения по истории организации и ее фонда, характеристику описей, информацию о составе и полноте документов, особенностях формирования дел, их состоянии, составе справочного аппарата к фонду и порядке пользования им (п. 258 Правил работы архивов). В ч. 2 п. 222 Правил работы архивов указано, что историко-архивная справка помещается в дело фонда. Однако в соответствии с ч. 2 п. 268 указанных правил историко-архивная справка к фонду составляется в таком количестве экземпляров, которое соответствует количеству экземпляров годовых разделов сводной описи, и подшивается вместе с годовыми разделами сводных описей дел. Следовательно, в дело фонда может помещаться только дополнительный экземпляр историко-архивной справки.