Правила составления и оформления реквизита «Текст» в организационно-распорядительных документах

Наталия Кондакова

Текст — главный реквизит, ради которого составляется документ. Следует помнить, что чаще всего документ призван побудить к какому-либо действию, убедить. Это достигается аргументированностью и логичностью приводимых фактов и доводов. Формулировки документа должны быть безупречны в юридическом отношении. Требования к тексту документа закреплены в п. 67–76 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.

Языками делопроизводства и документации в Республике Беларусь являются белорусский и русский. Тексты документов, направляемых за пределы нашей страны, могут составляться на белорусском, русском языках, на языке страны адресата или на другом иностранном языке.

Важнейшими являются требования достоверности и объективности информации, фиксируемой в документе, максимальной краткости документа при полноте информации, точности, исключающей возможность двоякого понимания текста.

Под достоверностью информации понимается отражение фактического состояния дела, непредвзятое описание и оценка событий. Достоверность текста документа достигается за счет юридической безупречности формулировок, не допускающих различных толкований и неясностей. Объективность достигается за счет использования нейтрального тона. Из текста документа исключаются разговорные и эмоциональные слова и выражения и др. Полнота информации предполагает, что в документе изложена вся информация, необходимая для решения вопроса, поставленного в документе. Именно неполнота информации чаще всего заставляет запрашивать недостающие сведения, порождает переписку и задерживает решение вопроса. Краткость достигается, прежде всего, отбором необходимой и достаточной информации, исключением повторений и излишних подробностей. Второстепенные факты, не влияющие на решение вопроса, лучше исключить. Каждое слово в тексте документа должно нести смысловую нагрузку. Лаконичность и разумная краткость в изложении текста непосредственно связаны с требованием уменьшения объема текста и основаны на исключении речевой избыточности, неоправданных повторов и ненужных подробностей. Тем не менее, содержание должно быть убедительным и достаточно аргументированным независимо от того, кому документ направляется, содержать точные даты, бесспорные факты и выводы. Точность, правильность понимания информации, изложенной в документе, предопределяются краткостью и ясностью изложения. Четкость изложения обеспечивает однозначность понимания документа, адекватность восприятия текста автором и адресатом, что является одним из основных условий управленческой деятельности. Достичь ясности в изложении помогают тщательный подбор слов, правильная композиционная структура текста, продуманность формулировок.

При составлении любого (не только служебного) документа важно соблюдать грамматические правила. Ошибки в тексте, опечатки, описки снижают общий культурный уровень текста, отрицательно влияют на качество восприятия содержащейся в тексте информации.

Огромное значение имеет и стилистика речи документа. Текст документа излагается простым и ясным языком, с соблюдением норм официально-делового стиля литературного языка. Официально-деловой стиль — это функциональная разновидность языка, применяемая в сфере официально-деловых отношений и управления, которая позволяет автору документа подчеркнуть официальный характер общения. Выбирая слово, его форму, строя предложение, автор документа не только передает информацию, но и сообщает адресату о ее важности, а также о том, как следует реагировать на полученное сообщение.

К особенностям делового стиля относится стандартизация изложения, основанная на использовании терминов, устойчивых оборотов и языковых формул — шаблонных оборотов, применяемых в неизменном виде. Их использование вызвано повторяемостью управленческих ситуаций и сравнительной ограниченностью деловой речи. Кроме выражения типового содержания они нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не может обладать достаточной юридической силой.