Азбука для начинающего секретаря

Наталия Шелест

Лояльность

Не каждый соискатель на должность секретаря упоминает в своем резюме это качество. Однако именно оно особо ценится работодателями и зачастую становится решающим при выборе кандидата на открытую вакансию. А все потому что лояльность работника подразумевает желание работать лучшим образом, стремление соответствовать принципам и идеалам компании, способность принимать как должное какие-то новые требования, даже если они кажутся неразумными и нелепыми. В более широком смысле это готовность не наносить ущерб (даже если он кажется совсем мизерным — подумаешь, фильм скачала) организации своими действиями или бездействием. Так, если вы ратуете за общее дело, с головой отдаетесь работе, не пользуетесь корпоративным мобильным телефоном и Интернетом в личных целях, не ругаете в кулуарах руководство, которое вот уже который месяц не повышает зарплату, вы лояльный сотрудник.

Сохранность секретной информации, соблюдение дисциплины, готовность к обучению и развитию, проявление инициативы, инновационные предложения — это все то, чем характеризуется идеальный секретарь. И все то, что свойственно лояльному работнику. Именно по этой причине при написании резюме не стоит забывать про данное качество. Разумеется, если оно вам присуще на самом деле. Будьте уверены: грамотный руководитель обязательно его отметит и пригласит на собеседование именно вас.

Микроклимат

В какой компании вы бы хотели работать? В такой, где каждый сам по себе, куда люди приходят исключительно чтобы отбыть положенные 9 часов? Или в такой, где работа приносит радость? Да, вы можете возразить, мол, создать себе позитивный настрой совсем не сложно. К тому же работать в организации, которая напоминает каторгу, вряд ли кто будет. Собственно, поэтому вопрос не совсем корректный. Но тем не менее, всякое в жизни случается.

Но мы сейчас не обсуждаем, кто во что горазд и как поднять себе настроение, если все вокруг не в духе. Бесспорно, работать в организации, где все настроены дружелюбно, помогают друг другу, поддерживают, не плетут интриг и не выживают неугодных коллег, в разы приятнее, чем в фирме — полной противоположности.

А теперь можно задаться вопросом: кто в коллективе создает доброжелательную атмосферу, которая являете залогом успешной работы всех, начиная руководством и заканчивая уборщицей тетей Феней? Душа компании, тот, кто, как правило, больше всех знает (по долгу службы, разумеется), является лицом фирмы, всегда, даже если на душе прегадко, в отличном расположении духа, всем улыбается, приветлив и открыт для общения. Разумеется, это секретарь, настроение и поведение которого передается всем, с кем ему приходится общаться.

Впрочем, приветливости и улыбчивости, как правило, бывает маловато для создания благоприятного микроклимата в офисе. Начните менять атмосферу с небольших нововведений, например, возьмите за правило поздравлять коллег с днями рождения: составьте календарь, подготовьте небольшие сувениры или просто открытки. Встречая сотрудников в приемной, как бы вы ни были заняты, уделите им внимание. Проявляйте к людям искренний интерес: улыбнитесь, отметьте новую кофточку главного бухгалтера или миленький шарфик кадровика. Помните, что одобрение, похвала, приятное уху слово — эффективные средства установления с человеком деловых и дружеских контактов.

Относитесь к людям так, как хотелось бы, чтобы они относились к вам. Данное непреложное правило действует всегда и везде. Если ваши коллеги будут видеть в вас друга, то и атмосфера будет доброжелательной. Подавая пример, вы в итоге добьетесь желаемого: постепенно микроклимат станет идеальным во всей организации, а это, как доказано специалистами, напрямую влияет на финансовые успехи организации.

Номенклатура дел

Некоторые из тех, чье становление как личности проходило еще в советские времена, услышав слово «номенклатура», наверняка проведут параллели с советской номенклатурой — высшим слоем партийного, хозяйственного и военного руководства в СССР. В настоящее время в данном значении это понятие не используется. Зато тем, кто встал на секретарскую стезю, отлично знакомо слово «номенклатура» в сочетании со словом «дел».

Итак, номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Данный документ составляется в каждой организации независимо от того, государственная это структура или частная, для сохранности документов, упорядочения работы с ними и грамотной организации документооборота.

Во вновь созданной организации номенклатура дел составляется как только начинается деятельность фирмы; впоследствии ежегодно, в IV квартале она пересматривается, уточняется и перепечатывается. Ее составлением в крупных компаниях занимается служба документационного обеспечения управления, в небольших, как правило, человек, назначенный на должность ответственного за архив, либо же секретарь.