Использование документов архива организации

Ольга Моисеенко,
научный редактор журнала

При проведении экспертизы ценности документов одним из определяющих факторов отбора документов для архивного хранения выступает их практическая значимость. В соответствии с п. 339 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, основными формами использования документов архива организации являются:

· информирование пользователей (руководителей и структурных подразделений, в структуре которых функционирует архив, а также государственных органов, заинтересованных организаций и граждан) о наличии в архиве тех или иных документов и их содержании, исполнение запросов граждан и организаций;

· предоставление документов пользователям для работы в специально оборудованном помещении;

· проведение информационных мероприятий (выставок, экскурсий и т.д.);

· использование документов архива организации в средствах массовой информации;

· выдача документов во временное пользование;

· публикация документов в различных формах.

Запросы, поступающие в архив организации, подразделяются на тематические и социально-правового характера. К тематическим можно отнести все запросы по определенной теме, проблеме, событию или факту. Например, запрос о сведениях, уточняющих факты из биографии конкретного физического лица. К запросам социально-правового характера относятся запросы юридических лиц либо граждан, связанные с обеспечением прав и законных интересов граждан. Например, запрос о подтверждении трудового стажа работника организации.

Сроки исполнения запросов, поступивших в архив организации, регулируются законодательными актами Республики Беларусь, локальными нормативными правовыми актами. Например, Закон Республики Беларусь от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц» в ст. 17 устанавливает типовой срок исполнения письменных обращений — не позднее 15 дней, а требующих дополнительной проверки — не позднее месяца (если иной срок не установлен законодательством). ЛНПА или руководитель организации (уполномоченное им лицо) может установить индивидуальный срок исполнения запроса, но не больше определенного законодательными актами Республики Беларусь.

Подготавливая ответ на письменное обращение, следует помнить, что в соответствии со ст. 18 Закона об обращениях граждан письменные ответы на письменные обращения излагаются на языке обращения и подписываются руководителем организации, индивидуальным предпринимателем или уполномоченными ими должностными лицами. В соответствии с п. 342 Правил работы архивов к ответу могут прилагаться копии архивных документов, тематические перечни архивных документов, тематические копии архивных документов и т.п. Ответ на запрос, как правило, оформляется на бланке для писем.

Если ответ на запрос предоставляется в виде архивной справки, кроме руководителя организации ее подписывает заведующий архивом организации (лицо, ответственное за архив). Архивная справка в обязательном порядке заверяется печатью организации, поскольку содержит информацию, удостоверяющую права, свободы и законные интересы граждан (п. 62 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 №4). Архивная справка оформляется на общем бланке организации либо на специальном бланке для архивных справок (их целесообразно заказывать, если организация выдает свыше 200 архивных справок в год).