Азбука делопроизводства и архивного дела

Ольга Моисеенко,
научный редактор журнала

П — паспорт архива, подлинный документ, подлинник официального документа, подлинность электронного документа, профиль архива, путеводитель архивный.

Р — регистрация документа, регистрационный номер документа, регистрационный индекс документа, режим хранения архивных документов, реквизит документа, реставрация архивного документа.

Паспорт архива — документ периодической отчетности архива, содержащий общие сведения об архиве и хранящихся в нем документах.

Подлинный документ — документ, сведения о месте и создании которого и (или) его авторе, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Подлинник официального документа — первый или единственный экземпляр официального документа.

Подлинность электронного документа — свойство электронного документа, определяющее, что электронный документ подписан действительной электронной цифровой подписью (цифровыми подписями).

Профиль архива — установленная для архива совокупность содержательных или формальных признаков документов, в соответствии с которой определяется состав документов, подлежащих хранению в нем.

Путеводитель архивный — архивный справочник, содержащий систематизированные сведения о составе, содержании, характеристиках фонда архива.

Регистрация документа — запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправки.

Регистрационный номер документа — порядковый регистрационный номер, присваиваемый документу при его создании.

Регистрационный индекс документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации, включающее регистрационный номер документа, который может быть дополнен необходимыми поисковыми признаками.

Так, например, регистрационный индекс служебной записки 01-23/48 включает порядковый регистрационный номер 48 и индекс 01-23. Это значит, что данный документ — 48 служебная записка в организации с начала делопроизводственного года и хранится в папке 01-23

Режим хранения архивных документов — совокупность физических и организационных условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности архивных документов, и контроль за их выполнением.

Реквизит документа — элемент оформления документа.

Реставрация архивного документа — восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению.