Вопрос читателя — ответ специалиста

Ольга Моисеенко,
научный редактор журнала

Хотелось бы подробнее узнать о сроках ознакомления с документами (в том числе в кадровом делопроизводстве).

Сроки ознакомления с документами регламентируются законодательными и нормативными правовыми актами Республики Беларусь, локальными нормативными правовыми актами. В частности, одно из требований, предъявляемых Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, к организации документооборота выступает оперативность прохождения документов (п. 138.2). Отсюда следует, что ознакомление с документами руководителей и работников организации должно производиться оперативно, в максимально короткие сроки. В соответствии с п. 140.7–140.8 Инструкции по делопроизводству входящие документы должны быть зарегистрированы в организации в день поступления, после чего передаются на рассмотрение руководству. При этом необходимо учитывать их срочность: телеграммы и срочные документы передаются руководителю сразу же, по мере поступления. Документы, не требующие рассмотрения руководства, после регистрации передаются исполнителям согласно их компетенции. Как правило, документы рассматриваются руководителем и исполнителями в день поступления, результаты рассмотрения отражаются в резолюции.

В соответствии с п. 142.7 Инструкции по делопроизводству рассмотрение и исполнение внутренних документов организации осуществляется в соответствии с установленным порядком обработки входящих документов. Это значит, что после регистрации внутреннего документа (напомним, что к этой категории организационно-распорядительной документации относятся и распорядительные документы, издаваемые в организации), с ним необходимо произвести ознакомление исполнителей.

Очень внимательно и скрупулезно следует соблюдать сроки ознакомления с документами, когда дело касается кадрового делопроизводства. В большинстве случаев Трудовой кодекс Республики Беларусь четко регламентирует сроки ознакомления работника с такой документацией.

Например, в соответствии со ст. 199 ТК приказ (распоряжение), постановление о дисциплинарном взыскании с указанием мотивов объявляется работнику под роспись в пятидневный срок. Необходимо помнить, что работник, не ознакомленный с приказом (распоряжением), постановлением о дисциплинарном взыскании, считается не имеющим дисциплинарного взыскания. Отказ работника от ознакомления с приказом (распоряжением), постановлением оформляется актом с указанием присутствующих при этом свидетелей.

При приеме на работу, следует учитывать, что в соответствии со ст. 25 ТК фактическое допущение работника к работе является началом действия трудового договора независимо от того, был ли прием на работу надлежащим образом оформлен. Фактическое допущение работника к работе должно быть письменно оформлено не позднее трех дней после предъявления требования работника (профсоюза). После того, как в установленном законодательством порядке был заключен трудовой договор, прием на работу оформляется распорядительным документом руководителя организации (уполномоченного лица), с которым работника ознакамливают под роспись (ст. 25, 54 ТК). Следовательно, при фактическом допущении работника к работе, не позднее трех дней его необходимо ознакомить с приказом (распоряжением) о приеме на работу. Кроме того, при приеме на работу наниматель обязан под роспись ознакомить работника с порученной работой, условиями и оплатой труда, коллективным договором, соглашением и документами, регламентирующими внутренний трудовой распорядок, провести вводный инструктаж по охране труда, разъяснить права и обязанности (ст. 54 ТК).

В соответствии со ст. 93 ТК направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя с выдачей командировочного удостоверения установленной формы. Соответственно работник, направляемый в командировку, бухгалтерия, иные заинтересованные структурные подразделения и должностные лица должны быть ознакомлены с приказом (распоряжением) о направлении в командировку до начала командировки.

Хотелось бы упомянуть еще об одном документе, с которым после его утверждения необходимо ознакомить под роспись всех работников организации. Речь идет о графике трудовых отпусков. Он составляется на календарный год не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзом (ст. 168 ТК). В соответствии со ст. 169 ТК наниматель обязан уведомить работника о времени начала трудового отпуска не позднее чем за 15 календарных дней. Работник, которому трудовой отпуск предоставляется индивидуально, уведомляется в тот же срок письменно.

В случае если работник (в том числе уволенный) обратился к нанимателю с просьбой предоставить справку с указанием специальности, квалификации, должности, времени работы и размера заработной платы, а также другие документы о работе, предусмотренные законодательством, наниматель обязан выдать требуемый документ не позднее чем в пятидневный срок с момента обращения (ст. 51 ТК).

В заключение хотелось бы отметить, что в соответствии со ст. 10 ТК сроки исчисляются в календарных периодах. Сроки, исчисляемые годами, месяцами, неделями, истекают в соответствующее число последнего года, месяца или недели. В срок, исчисляемый в календарных неделях, месяцах или днях, включаются и нерабочие дни. Если последний день срока приходиться на нерабочий день, то днем окончания срока считается следующий за ним рабочий день.