Юридическая сила документов

Наталия Кондакова

Необходимость соблюдения правил, обеспечивающих юридическую силу документов, установлена ч. 2 п. 16 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4. Вместе с тем определение самого понятия «Юридическая сила документа», а также правила, ее обеспечивающие, в Инструкции по делопроизводству не прописаны.

Определение «Юридическая сила документа» содержится в Государственном стандарте Республики Беларусь СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденном постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 29.03.2013 № 18. В СТБ 2059-2013 под юридической силой документа понимается свойство официального документа, придаваемое ему действующим законодательством, компетенцией создавшей его организации и установленным порядком оформления.

На основании приведенного определения можно выделить следующие условия, выполнение которых наделяет документ юридической силой:

· документ должен быть создан уполномоченным органом (должностным лицом), его вид и основание создания должны соответствовать требованиям актов законодательства;

· содержание документа не должно противоречить требованиям законодательства Республики Беларусь, регулирующего соответствующие правоотношения;

· документ должен содержать комплекс юридически значимых реквизитов, перечисленных в п. 18 Инструкции по делопроизводству, оформленных в установленном порядке.

Документ может иметь юридическую силу, если создан автором в пределах его компетенции. При этом при подготовке документа должны быть соблюдены действующие нормы законодательства, в том числе действующие правила составления и оформления документов.

Согласно п. 18 Инструкции по делопроизводству юридически значимые реквизиты делятся на обязательные и дополнительные. К числу обязательных реквизитов относятся:

· наименование организации;

· наименование структурного подразделения;

· дата документа;

· регистрационный индекс документа;

· подпись.

· Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются:

· гриф утверждения;

· печать;

· отметка о заверении копии.

Реквизиты «Наименование организации» и «Наименование структурного подразделения» обозначают автора документа. Значение указанных реквизитов состоит в подтверждении факта издания (принятия, составления) документа организацией или структурным подразделением, в компетенцию которых входит решение соответствующих вопросов и которые имеют необходимые полномочия на создание документа. Указанные реквизиты входят в состав бланка, соответствующий вид которого (бланк письма, общий бланк, бланк отдельного вида документа) используется при составлении документа.

Частью 1 п. 19 Инструкции по делопроизводству установлено, что официальные документы должны оформляться на бланках. При оформлении документов, которые допускается оформлять не на бланках (внутренние документы структурных подразделений, совместные документы и др.), соответствующие реквизиты воспроизводятся на документе в соответствии с установленными для оформления данных реквизитов требованиями. Следовательно, если документ подготовлен не на бланке рукописным способом либо с помощью технических средств, то наименование организации необходимо оформлять в качестве самостоятельного реквизита и указывать в заголовочной части документа