Оформляем документы грамотно

Наталия Кондакова

Обязательно ли использование реквизита «Печать» при оформлении документов? Как определить перечень документов, на которых должна проставляться печать?

Реквизит «Печать» (а именно оттиск печати) ставится не на всех создаваемых организацией документах. Согласно абзацу 2 п. 18 и ч. 2 п. 62 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, реквизит «Печать» является дополнительным реквизитом, придающим документам юридическую силу, и ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.

Перечень документов, на которых проставляется печать, определяется организацией на основании законодательства Республики Беларусь. Он может быть разработан в виде самостоятельного документа, утверждаемого приказом руководителя или иным распорядительным документом, либо являться приложением к инструкции по делопроизводству организации. Соответствующая норма может быть также закреплена и в ином организационном документе, например, в табеле форм документов

Какие печати могут (должны) быть в организации?

Частью 3 п. 62 Инструкции по делопроизводству установлено три вида печатей, которые могут использоваться: печать организации, печать структурного подразделения организации, печать, указывающая на ее целевое назначение (для документов и т.п.). Печать организации является основной и должна изготавливаться для каждой компании. Она может быть гербовой (с изображением Государственного герба Республики Беларусь) и простой.

Размещение Государственного герба Республики Беларусь на печатях организации регламентируется законодательными и нормативными правовыми актами Республики Беларусь. В соответствии со ст.10 Закона Республики Беларусь от 05.07.2004 № 301-З «О государственных символах Республики Беларусь» изображение Государственного герба Республики Беларусь помещается на печатях, угловых штампах и бланках документов Президента Республики Беларусь, Палаты представителей Национального собрания Республики Беларусь, Совета Республики Национального собрания Республики Беларусь, Совета Министров Республики Беларусь, государственных органов, подчиненных Президенту Республики Беларусь, республиканских органов государственного управления и иных государственных организаций, подчиненных Правительству Республики Беларусь, местных Советов депутатов, местных исполнительных и распорядительных органов, Конституционного Суда Республики Беларусь, общих и хозяйственных судов Республики Беларусь, органов прокуратуры Республики Беларусь, государственных нотариальных контор, Национальной академии наук Беларуси, государственных научных организаций и учреждений образования, иных государственных организаций и на бланках документов постоянных комиссий палат Национального собрания Республики Беларусь.

Порядок изготовления и уничтожения печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь устанавливается Инструкцией о порядке изготовления и уничтожения печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства внутренних дел Республики Беларусь от 12.06.2009 № 189, также содержащей перечень государственных органов, организаций и должностных лиц, которым предоставлено право пользования гербовыми печатями.

Порядок изготовления печатей и штампов без изображения Государственного герба Республики Беларусь определяется постановлением Министерства внутренних дел Республики Беларусь от 01.06. 2012 № 156 «Об утверждении Правил открытия и функционирования объектов, надзор за которыми возложен на органы внутренних дел», иными законодательными и нормативными актами Республики Беларусь.

Следует отметить, что в соответствии с ч. 4 п. 62 Инструкции по делопроизводству порядок использования и ответственность за хранение печатей закрепляются в локальных нормативных правовых актах, разрабатываемых в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

В каких случаях документы должны удостоверяться печатью? Необходимо ли заверять определенные типы документов печатью определенного вида?

В Республике Беларусь отсутствует единый нормативный правовой акт, комплексно определяющий, в каких случаях документы должны удостоверяться печатью. Соответствующие нормы закреплены в ряде актов законодательства.

Так, например, ч. 5 п. 62 Инструкции по делопроизводству установлено, что проставление печати необходимо на подлинниках документов и их копиях, в том числе факсимильных, удостоверяющих права, свободы и (или) законные интересы граждан, права и обязанности юридических лиц, санкционирующих расходование денежных средств и материальных ценностей.

В соответствии с п. 5.23 Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69, подпись ответственного лица заверяется печатью на документах, связанных с расходованием денежных и материальных ценностей.

Методические указания по практическому применению СТБ 6.38-2004 разъясняют, что печать ставится на договорах, трудовых книжках, дипломах, финансовых документах, уставах (положениях) организаций, доверенностях, удостоверениях и др., а также во всех случаях удостоверения прав физических и юридических лиц (справки о месте работы (учебы), трудовом стаже, размере заработной платы и т.п.).

На основании п. 130 Инструкции по делопроизводству все личные справки заверяются печатью организации, служебные справки заверяются печатью по мере необходимости.

Согласно Положению о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденному постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31.07.2000 № 1172, печатью должны заверяться все копии документов, оформленных на гербовом бланке, при тиражировании их средствами оперативной полиграфии (ксерокса) для рассылки. Копии таких документов могут заверяться как гербовой, так и простой печатью (например, печатью структурного подразделения или печатью для заверения документов).

Из документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации, заверения печатью требуют штатные расписания, личные справки, некоторые виды актов, гарантийные письма, ксерокопии документов, подготовленных на гербовых бланках, копии документов при их пересылке в другие организации или передаче на руки физическому лицу. Иные документы, входящие в указанную систему документации, дополнительного удостоверения печатью не требуют.