"Секретарское дело" № 04/2014 |
В законодательстве Республики Беларусь по делопроизводству и архивному делу прослеживается единство подходов к проведению экспертизы ценности документов независимо от вида носителя. Вместе с тем при проведении экспертизы ценности документов в электронном виде выделяется ряд особенностей. Основные требования к проведению экспертизы ценности ДЭВ закреплены в Инструкции о порядке проведения экспертизы ценности и передачи на постоянное хранение документов в электронном виде и информационных ресурсов, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 11.05.2012 № 121. Она определяет порядок проведения экспертизы ценности и передачи на постоянное хранение не только ДЭВ, но также информационных ресурсов. Инструкция № 121 распространяется на государственные органы и иные организации, в деятельности которых образуются ДЭВ (управленческая, научно-техническая, геологическая, телеметрическая документация), информационные ресурсы (базы данных, базы знаний, веб-сайты, электронные издания и др.), кино-, фото-, фоно- и видеодокументы. Отдельные нормы, касающиеся проведения экспертизы ценности ДЭВ, содержатся в Государственном стандарте Республики Беларусь СТБ 1221-2000 «Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения», утвержденном и введенном в действие постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 22.05.2000 № 14. В стандарте оговаривается, что экспертиза ценности документов должна проводиться еще на стадии планирования жизненного цикла таких документов. Как отмечается в п. 3 Инструкции № 121, экспертиза ценности проводится с целью отбора на постоянное хранение ДЭВ, содержащих информацию, которая имеет историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность, не повторяющуюся в документах на бумажных носителях, или приобретает в электронном виде новое качество, которое значительно повышает удобство ее использования и наглядность. Нормы Инструкции № 121 логически дополняют нормы раздела III Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, где закреплены общие критерии экспертизы ценности различных документов. В развитие норм Правил работы архивов организаций Инструкция № 121 определяет, что к критериям оценки ДЭВ относятся: · повторение информации ДЭВ в документах на иных носителях; · полнота состава частей и элементов ДЭВ; · наглядность информации и удобство ее использования по сравнению с аналогами на бумажных или иных носителях; · возможность обеспечения постоянного хранения ДЭВ; · возможность воспроизведения и обработки ДЭВ без использования дополнительного специализированного программного обеспечения; · наличие сопроводительной документации на ДЭВ и технологической документации на информационную систему, в которой эти документы возникли и существуют; · сроки хранения, установленные для аналогичных документов на бумажных носителях.
Материал опубликован частично.
Для чтения полного текста статьи необходимо приобрести журнал.
|
Пн-Пт с 8:30 до 17:30
ООО «РегистрМедиа»
УНП 192032301
р/с: BY69BPSB30123234550139330000
ОАО «СберБанк», БИК BPSBBY2X, 220114, г. Минск, Петра Мстиславца, 13.
ООО «РегистрМедиа» 1996-2023