"Секретарское дело" № 02/2014 |
Андрей Сукач Постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 29.03.2013 № 18 утвержден и введен в действие с 1 сентября 2013 г. государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 2059‑2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (далее — СТБ 2059-2013). СТБ 2059-2013 является усовершенствованной редакцией действовавшего в течение двух предшествующих лет предварительного государственного стандарта СТБ П 2059-2010. Разработка СТБ 2059-2013 проводилась национальным техническим комитетом по стандартизации ТК BY 28 «Управление документами». В процессе подготовки СТБ 2059-2013 разработчиками стандарта были рассмотрены и учтены замечания, поступившие за весь период действия СТБ П 2059-2010 от различных организаций, а также отечественных и российских специалистов. В структуре СТБ 2059-2013 все понятия, которых более 120, разделены на три основных блока: · общие понятия; · понятия в сфере делопроизводства; · понятия в сфере архивного дела. В СТБ 2059-2013 так же, как и ранее в СТБ П 2059-2010, для одного из ключевых понятий — «делопроизводство» — закреплены два синонима: «документационное обеспечение управления» (далее — ДОУ) и «управление документами». При применении указанных понятий необходимо учитывать следующее. Термин делопроизводство появился на территории Беларуси в конце XVIII — начале XIX века одновременно с введением русского языка в учреждениях государственного управления и внедрением российских принципов работы с документами. Корни этого термина уходят в XVI–XVII вв., когда в центральных органах управления Российского государства — приказах — производством дел назывался процесс рассмотрения и решения тех или иных вопросов. Поскольку производство дел фиксировалось письменно, сформированные вместе документы учреждений по отдельным вопросам получили название дел, а работу по их оформлению и совокупность самих дел учреждения до передачи в архив стали называть делопроизводством. Начиная с 70-х гг. прошлого века для обозначения комплекса работ с документами в организациях стал использоваться термин «ДОУ», связанный с созданием автоматизированных систем управления. Предполагалось, что он заменит термин «делопроизводство», который считался устаревшим, не соответствующим реалиям времени. Однако в силу ряда причин оба термина стали употребляться как синонимы. При этом термин «ДОУ» чаще используется в случаях, когда речь идет о современных компьютерных технологиях работы с документами с целью выделения именно информационно-технологической составляющей этой работы. Термин «управление документами» является достаточно новым в Республике Беларусь и странах СНГ, но в последнее время получает все более широкое распространение. Под управлением документами понимается область управления, включающая совокупность действий по созданию, получению, включению в систему, использованию, хранению и уничтожению документов в организации, а также контроль за этими действиями, в целях доказательства осуществления деловой деятельности[1]. Из этого определения видны следующие особенности управления документами: · управление документами является частью управления (менеджмента) организацией в целом; · целью управления документами является обеспечение доказательств деловой деятельности и фиксирование информации о такой деятельности. Таким образом, используемые в теории отечественного документоведения и законодательстве Республики Беларусь понятия «делопроизводство» и «ДОУ» традиционно применяются для обозначения деятельности, поддерживающей принятие управленческих решений или в целом обеспечивающей документальное сопровождение управленческой деятельности в организации. Различие между ними и понятием «управление документами» состоит лишь в том, что в определении управления документами подчеркивается цель: доказательство осуществления деловой деятельности организации. При этом управление документами важно не только для обеспечения доказательств как таковых, но и для обоснования деловых операций, в том числе поддержки принятия управленческих решений. В целом, понятие «управление документами» отражает эволюцию понятий «делопроизводство» и «ДОУ» и применяется для обозначения одной из функций управления (менеджмента) организации. Знак равенства, поставленный между указанными тремя терминами на текущем этапе формирования национальной системы управления документами в Беларуси, позволяет уравнять традиционно употребляемое понятие «законодательство в сфере делопроизводства» с понятием «законодательство по управлению документами»[2]. Такой подход, в свою очередь, позволяет рассматривать законодательство в сфере делопроизводства[3] как составную часть нормативной среды по управлению документами. Термины и их определения, закрепленные в СТБ 2059-2013, рекомендуются для применения в документации всех видов, локальных нормативных правовых актах, учебниках и учебных пособиях, технической и справочной литературе. [1] См. СТБ П ISO 15489-1-2001/2012 «Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Общие требования». [2] См. Рыбаков А.Е. Формирование системы управления документами в Республике Беларусь: проблемы внедрения положений международных стандартов в национальное законодательство // Документация в информационном обществе: международный опыт управления документами. Доклады и сообщения на XVII Международной научно-практической конференции 25–26 ноября 2010 г. / Росархив, ВНИИДАД. — М., 2011. — С. 31–44. [3] Например: Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.
|
Пн-Пт с 8:30 до 17:30
ООО «РегистрМедиа»
УНП 192032301
р/с: BY69BPSB30123234550139330000
ОАО «СберБанк», БИК BPSBBY2X, 220114, г. Минск, Петра Мстиславца, 13.
ООО «РегистрМедиа» 1996-2023