Оформляем документы грамотно

Наталия Кондакова

Какими документами устанавливаются правила оформления реквизита «Почтовый адрес отправителя»?

Почтовый адрес указывается в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 07.09.2004 № 1111. Главой 13 данного нормативного правового акта определены требования к адресованию почтовых отправлений.

Правила расположения реквизита на документах, особенности его оформления закреплены в Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, а также в Государственном стандарте Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденном постановлением Государственного комитета по стандартизации, метрологии и сертификации от Республики Беларусь 21.12.2004 № 69.

При оформлении каких документов используется реквизит «Почтовый адрес отправителя»? Какие требования предъявляются к его оформлению?

Реквизит «Почтовый адрес отправителя» оформляется на исходящих письмах, отправляемых организацией — автором документа в адрес внешних организаций, являющихся корреспондентами данной организации.

Пунктом 34 Методических указаний по практическому применению СТБ 6.38-2004 определено, что реквизит «Почтовый адрес отправителя» помещают на бланке для письма ниже реквизита «Наименование структурного подразделения». Почтовый адрес отправителя представляет собой юридический или почтовый адрес — адрес фактического месторасположения организации — автора письма, по которому с ней осуществляется связь.

Пунктом 43 Инструкции по делопроизводству установлено, что почтовый адрес отправителя оформляется в соответствии с действующими правилами оказания услуг почтовой связи, например:

ул. Якуба Коласа, 15,

211400, г. Полоцк,

Витебская обл.

Согласно п. 69–70 Правил оказания услуг почтовой связи в адресе не должно быть сокращенных названий и не относящихся к адресу знаков. Адрес должен быть полным, содержать такие данные, как фамилия, имя, отчество или наименование юридического лица, название улицы, номер дома, корпуса, квартиры, название населенного пункта, почтовый код, название отделения почтовой связи, название района, название области. Если в почтовый адрес входит название города, почтовый код указывается перед ним.

Необходимо ли оформлять реквизит «Почтовый адрес отправителя» на документе, авторами которого является несколько организаций? Каким образом оформляется реквизит в таком случае?

В совместных письмах указываются почтовые адреса всех организаций, его составивших. В этом случае они печатаются в заголовочной части под наименованиями организаций (структурных подразделений) — авторов письма.

Какую информацию включает реквизит «Коммуникационные и коммерческие данные»?

К коммуникационным данным относятся телеграфный адрес, номера телефона, телефакса, включая код автоматической междугородней (международной) телефонной связи, адрес электронной почты, а также другие сведения по усмотрению организации.

Коммерческие данные включают номер расчетного счета, наименование банка и другие данные, необходимые для выполнения расчетно-денежных операций с организацией.

Таким образом, информация, включаемая в состав коммуникационных и коммерческих данных, представляет собой сведения, которые необходимы для установления контакта и общения с организацией, а также выполнения расчетных операций.