Создаем архив негосударственной организации: с чего начать?

Ольга Моисеенко,
научный редактор журнала

В соответствии со ст. 12 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве Республики Беларусь» руководители организаций и индивидуальные предприниматели обязаны создать условия для приема, хранения и учета документов Национального архивного фонда. Также законодательно закреплена норма, обязывающая руководителей иностранных представительств создать условия для приема, хранения и использования документов по личному составу работников этих представительств. Для этих целей в организациях создаются архивы.

В государственных организациях и частных крупных компаниях, как правило, либо архив выделяется в самостоятельное структурное подразделение (например, во многих банках), либо должность архивиста включается в штатное расписание службы ДОУ (наиболее распространенная практика).

В организации, штатным расписанием которой не предусмотрены штатные должности работников архива, распорядительным документом руководителя организации назначается лицо, ответственное за архив.

В соответствии с Правилами работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, должностные обязанности, права и ответственность работников архива (лица, ответственного за архив) определяются должностными инструкциями.

Если архив организации не является самостоятельным структурным подразделением, положение об архиве организации может отсутствовать. Но, как показывает практика, наличие такого документа значительно облегчает работу по организации архива, поскольку в нем конкретно обозначено функциональное назначение архива организации, подчиненность и т.д.

После назначения лица, ответственного за ведение архива, в инструкцию по делопроизводству организации необходимо внести дополнения и изменения, регламентирующие подготовку и передачу структурными подразделениями документов в архив организации.