Вы спрашивали…

Можно ли на сегодняшний день при определении сроков хранения документов использовать (ссылаться) на Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденный начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15.08.1988, поскольку в перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденном постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140, отсутствуют некоторые виды документов, связанные со спецификой деятельности нашего предприятия (РУП «Брестэнерго»).

Частично действие Перечня-1988 было отменено постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 06.08.2001 № 38 «Об утверждении Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения и Положения о порядке его применения». Пункт 5 положения, утвержденного Постановлением № 38, действительно допускал применение нормативных правовых актов СССР в случаях, не урегулированных Перечнем-2001. Однако, в примечании 12 к перечню типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденному постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.12.2006 № 82, уже содержится норма, предписывающая в случаях правоотношений, не урегулированных Перечнем-2006, руководствоваться нормативными правовыми актами Республики Беларусь. Соответственно, с момента введения в действие Перечня-2006 ссылки на Перечень-1988 не правомочны.

В настоящее время сроки хранения документов необходимо определять по перечню типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденному постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140. В случае если в Перечне-2012, а также в ведомственных перечнях отсутствуют сроки хранения каких-либо документов, необходимо руководствоваться п. 165.4 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4: определять сроки хранения на заседании экспертной комиссии организации. Алгоритм действий следующий:

1. в повестку дня заседания ЭК организации включается вопрос о сроках хранения документов, не отраженных в действующих перечнях;

2. ЭК определяет сроки хранения документов (отталкиваться можно от норм Перечня-1988), что в обязательном порядке закрепляется в протоколе заседания ЭК;

3. организации, являющиеся источником комплектования государственных архивов, обязаны согласовать данное решение с Государственной архивной службой Республики Беларусь;

4. иные организации согласовывают сроки хранения, принятые на заседании ЭК, с центральной экспертной комиссией вышестоящей организации.