Оформляем документы грамотно

Наталия Кондакова

Какими документами необходимо руководствоваться при разработке и организации работы с бланками документов?

В соответствии с требованиями п. 23 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, при разработке бланков наряду с положениями самой Инструкции по делопроизводству следует руководствоваться требованиями Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Государственного комитета Республики Беларусь по стандартизации, метрологии и сертификации от 21.12.2004 № 69.

При разработке, использовании и хранении бланков организационно-распорядительных документов необходимо руководствоваться также положениями следующих нормативных правовых актов Республики Беларусь и методических документов Государственной архивной службы Республики Беларусь:

· Закона Республики Беларусь от 05.07.2004 № 301-З «О государственных символах Республики Беларусь»;

· Указа Президента Республики Беларусь от 28.06.2000 № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь»;

· Положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31.07.2000 № 1172;

· Методических указаний по практическому применению СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденных приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 16.09.2005 № 41.

Какие виды бланков бывают?

В соответствии с п. 19 Инструкции по делопроизводству документы должны оформляться на бланках. Допускается оформлять не на бланках отдельные документы (внутренние документы структурных подразделений, совместные документы и др.), но с обязательным воспроизведением реквизитов, необходимых для их оформления. Бланки разрабатываются и используются при подготовке документов в организациях независимо от их формы собственности.

Бланк документа — это стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной (п. 21 Инструкции по делопроизводству). Пунктом 23 Инструкции по делопроизводству устанавливаются виды бланков, которые могут использоваться в организациях. Это бланк для письма и общий бланк других видов ОРД.

Как следует из названия, бланк для письма используется при подготовке и оформлении писем (независимо от их вида), а общий бланк — для других документов организации (распорядительных — приказы, указания, распоряжения, постановления, решения; организационных — положения, инструкции и т.д.; справочно-информационных — акты, протоколы, справки и т.д.). На основе общего бланка могут изготавливаться бланки для конкретных видов документов (приказов, распоряжений, указаний, протоколов и др.).