Организация рабочего места секретаря

Яна Сурганова

Большинство из нас проводит на работе минимум 8 часов ежедневно. И секретарь, разумеется, не исключение. Но только если простой офисный служащий сидит себе тихонько в кабинете, куда, как правило, редко заходят клиенты, то положение хозяйки приемной усугубляется тем, что ее рабочее место всегда на виду. В связи с чем первоочередной задачей является постоянное поддержание его в надлежащем виде. Приветствуется баланс корпоративного стиля и комфортных условий для работы.

Рамочки для фото со стразами, обилие разномастных горшков с цветами, картинки с собачками на стенах приемной, чашечки в форме сердца — обо всем этом необходимо забыть. Несмотря на то, что эти предметы греют душу и радуют глаз, они превращают приемную в некое подобие игровой комнаты старшей группы детского сада, что просто недопустимо в деле создания имиджа преуспевающей фирмы.

Одно из основных требований, которое неукоснительно должен соблюдать секретарь, — это исключительный порядок и чистота, как в помещении, так и на самом рабочем месте. В приемной недопустимо курение, засохшие цветы на подоконнике, немытая посуда.

Грамотная организация рабочего места с учетом необходимых условий труда является залогом успешной трудовой деятельности. Среди условий труда выделяют:

· санитарно-гигиенические, характеризующие климат (температуру, влажность и скорость движения воздуха), освещение, шум, вибрацию;

· эстетические, включающие цветовую отделку интерьера, озеленение служебных помещений;

· психофизиологические, к которым относятся постепенное вхождение в рабочий процесс, чередование труда и отдыха, смена форм деятельности и др.;

· социально-психологические, связанные с формированием психологической готовности человека к различного рода нововведениям, установлением взаимоотношений управляющего и подчиненных, созданием благоприятного климата в коллективе.

На эффективность труда огромное влияние оказывает оснащение рабочих мест функциональной мебелью, а также техническими средствами. Выделяют следующие классы:

· средства составления документов: персональный компьютер, диктофон, средства копирования и размножения документов, ручки, карандаши;

· средства обработки и дизайна документов: резальное, скрепляющее и склеивающее оборудование и материалы, штемпельные устройства, машинки для нанесения защитных покрытий;

· средства хранения и группировки документов: скоросшиватели, папки, картотеки;

· средства выполнения вычислительных операций: калькуляторы;

· средства обеспечения оперативной связи: телефоны, факсы, коммутаторы, автоответчики.

При выборе необходимых средств следует иметь в виду, что приобретение и внедрение оргтехники — не самоцель, а способ повышения оперативности выполнения задач и снижения трудоемкости работ. В связи с этим, прежде чем закупить средства технического оснащения, необходимо проанализировать, насколько они необходимы, и оценить достоинства и недостатки их внедрения. При выборе конкретного типа оснащения следует учесть характер выполняемых операций, служебные взаимосвязи между отдельными работниками и различными службами и выбрать тот вариант, который поможет выполнить работу наиболее эффективно. Решая вопрос выбора той либо иной оргтехники, учитывают не только достоинства, но и издержки.