Этикет коммуникаций: электронная почта и телеконференции

Марина Гладкая

В настоящее время самым удобным и быстрым способом коммуникации является электронная почта. Многие правила этикета для пользователей электронной почты сходны с принятыми в обществе нормами для классической почты. А имеющиеся отличия или дополнения, как правило, обусловлены применением новых технологий и способов передачи информации. Так, к примеру, определение конфиденциальности электронной переписки осуществляется самим пользователем. Если к вашему компьютеру имеют доступ несколько людей в офисе, необходимо установить систему паролей и идентификации пользователей. Не следует передавать другим свои данные. Как правило, распределением паролей для почтовых ящиков занимается администратор сети организации, который имеет полный доступ к вашей электронной почте. Поэтому обязательно учитывайте этот фактор при переписке. Администратор же в свою очередь не должен использовать свою привилегию в личных целях.

Системный администратор имеет право рассылать экстренные сообщения всем пользователям электронной почты данного сервера (рассылка по всем почтовым ящикам), а рядовые пользователи могут это сделать только с разрешения администратора. Если общая рассылка прошла без ведома администратора, последний может наказать пользователя, отключив его электронный почтовый ящик.

Этикет электронной почты предусматривает обязательное заполнение поля имени отправителя, которое (вкупе с электронным адресом) позволит вас идентифицировать, ведь, как правило, адрес электронной почты целенаправленно никто не запоминает. Укажите свое реальное имя и фамилию, поскольку шутливые фразы а-ля «Угадай, кто?» кроме раздражения ничего не вызывают.

Если ваша почтовая программа поддерживает использование имени получателя, не пренебрегайте его заполнением.

Ни в коем случае не игнорируйте поле «Тема». Большинство почтовых программ отображает эту строку при просмотре сообщений почтового ящика, и часто оно является тем самым ключом, по которому происходит поиск, сортировка или иные действия с электронными посланиями. Проявите уважение к адресату, сделайте поле темы значимым.

В случае, если вы отвечаете на чье-либо сообщение, но при этом меняете основную мысль разговора, обязательно измените и саму тему. А лучше обсуждение нового вопроса начните с создания нового письма. Помните, что тема письма — это строка, в которой сконцентрирован смысл всего сообщения, поэтому изменение предмета обсуждения без изменения темы может привести к путанице и затруднениям.

Этикет предписывает воздержаться от написания всего текста сообщения только заглавными буквами. Используйте верхний регистр в том случае, если вам необходимо подчеркнуть важность информации. В переписке по электронной почте считается, что слова, написанные заглавными буквами, соответствуют крику в повседневном общении.

Разбивайте информацию на абзацы, используйте больше коротких предложений. Стройте свои фразы максимально грамотно с точки зрения орфографии и грамматики. Проявите уважение к адресату.

Все вышеперечисленные правила продиктованы тем, что электронная почта является средством связи в чистом виде. И неграмотно сформулированные сообщения плохо читаются и не всегда понятны. Несмотря на то что электронная почта является быстрым способом связи, это вовсе не означает, что здесь позволительна небрежность.

Если ваши слова достаточно важны для того, чтобы быть написанными, значит, они также достаточно важны, чтобы быть написанными без ошибок. Воздержитесь от отправления сообщения в состоянии гнева, аффекта или плохого настроения. Это может усугубить ситуацию. Прежде чем написать «пышущее злобой» письмо, хорошенько подумайте, выпейте кофе или чая, остыньте. Возможно, вы вообще передумаете писать.

Помните, что надо быть начеку, пересылая номера своих кредитных карточек по электронной почте, ведь письмо может быть перехвачено спамерами, которые, вполне вероятно, не преминут воспользоваться содержащейся в нем информацией в корыстных целях.