Этикетные письма на английском языке

Марина Марцуль,
преподаватель английского языка УО «Минский государственный колледж радиоэлектроники»

Этикетные письма — понятие собирательное, оно включает в себя несколько разновидностей писем, составляемых не в производственных ситуациях, а в ситуациях, когда нужно проявить внимание, продемонстрировать участие, выразить благодарность и др. К числу этикетных писем относятся письма-благодарности, письма-поздравления, письма-извинения, письма-соболезнования, письма-приглашения.

Как правило, этикетные письма составляются на бланке письма, подписываются руководителем организации или иным должностным лицом, если это право ему предоставлено. В отдельных случаях для написания этикетных писем могут использоваться специальные бланки, например, для составления писем-поздравлений или приглашений.

ПИСЬМА-ПРИГЛАШЕНИЯ

Предстоящие свадьбы, дни рождения, юбилеи дают прекрасный повод создать настроение задолго до самого праздника, для чего стоит лишь разослать гостям красочные и теплые приглашения. В какую форму вы облачите его содержание, зависит от вашего вкуса и фантазии. Можно купить готовые открытки, отпечатать в типографии, создать маленький шедевр с помощью персонального компьютера, цветного принтера и качественной бумаги.

Для официальных торжеств приглашения необходимо напечатать вместе с именами приглашенных, а не вписывать их в шаблонный текст. То есть приглашения должны быть персональными. При этом по возможности нужно соблюсти следующие правила:

· фамилию и имя приглашенного лица следует писать в первых строках;

· если гости — ваши друзья, то можно указать их имена без фамилий; сначала пишется мужское имя, затем — женское;

· если вы приглашаете супружескую пару, то возможно обращение как с указанием фамилии (Mr. and Mrs. Winterfield), так и с указанием имен и фамилий (Harry and Margaret Winterfield);

· если вы приглашаете пару, которая проживает совместно, но не состоит в браке, то фамилии должны указываться отдельно (Mr. Blackwood and Ms. Singer);

· обычно в приглашении просят подтвердить свое согласие принять участие в празднике либо выразить отказ. Для этого в английском языке используется сокращение RSVP (Reponse S'il Vous Plait — просим Вас дать свой ответ) и ставится дата, до которой необходимо ответить;

· также в одной из нижних строк приглашения неплохо указать стиль предполагаемой одежды, чтобы гости не чувствовали себя смущенно.

Менее официальные приглашения оформляются в виде писем. Как правило, их структура ничем не отличается от стандартных деловых писем: приветствие, основная часть, заключение.

Приветствие

· Начните ваше письмо, как обычно: Dear Ms. Green/ Dear Mrs. Chio.

· Напомните о себе: где или когда встречались либо разговаривали: It was good to see you last month (Было приятно встретиться с тобой в прошлом месяце), We spoke on the phone on Monday about the forthcoming conference (Мы разговаривали с вами по телефону в понедельник о предстоящей конференции).

Основная часть

· Сообщите причину вашего письма: We were interested to hear that you will be in Belarus for the forthcoming conference (Мы очень заинтересовались тем, что вы будете присутствовать на предстоящей конференции) …and would be very pleased if you could visit our company (…и нам было бы очень приятно, если бы вы смогли навестить нас), We are holding a conference in Minsk and would be very pleased if you could attend it (Мы проводим конференцию в Минске и были бы признательны, если бы вы смогли присутствовать).

· Если вы пишите своему хорошему знакомому, то можно быть менее официальным: Please, join us for lunch today (Пожалуйста, присоединяйся к нам на обед), What about meeting on Friday at 4 p.m.? (Как насчет встречи в пятницу в 16.00?).

· Попросите сообщить вам, принимает ли человек приглашение: Please let us know if you can attend the conference (Пожалуйста, дайте нам знать, сможете ли вы присутствовать на конференции), Could you please confirm this? (Вы не могли бы подтвердить это?).

Заключение

Завершите письмо обычным образом: We look forward to hearing from you (Мы с нетерпением ждем вашего ответа).

Ответ на приглашение должен быть дан максимально быстро. Если вас пригласили в письменной форме, то и ответ необходимо давать письменно. Для этого нужно написать текст от руки или набрать его на компьютере и распечатать на обычной бумаге. Если приглашение было написано от руки, то и ответ должен быть написан от руки. Иногда в приглашении указывается, что возможен телефонный ответ. Если вас пригласили персонально, то и ответ вы должны дать приглашающему лицу лично, если, конечно, у вас есть такая возможность. Если у вас нет возможности присутствовать на торжестве, отказывайтесь очень вежливо, объяснив причины.

Ответ на официальное приглашение пишется от 3-го лица, название и адрес компании не указываются, также нет обращения «Уважаемый господин» и концовки «С уважением».