••• Правила приема-передачи телефонограмм

Галина Пешкова,
преподаватель высшей категории специальных дисциплин УО «Минский государственный колледж электроники», консультант по секретарскому делу, автор учебного пособия по секретарскому делу

Наиболее часто используемой в практике государственных организаций формой записи информации, переданной по телефону, является телефонограмма. Этот документ — эффективный способ прямой адресной связи с нужным вам абонентом. Среди преимуществ телефонограммы необходимо отметить низкую стоимость, скорость передачи, контролируемость процесса приема-передачи.

Для эффективной работы с телефонограммами секретарь должен обладать хорошей дикцией, иметь опыт написания текста в телеграфном стиле, поскольку телефонограмма — это краткость и ясность. Также необходимо помнить, что телефонограмма должна быть услышана и записана с точностью до последней буквы.

Правила передачи телефонограммы:

· прочитать текст;

· проверить номер телефона;

· набрать номер, представиться и изложить цель звонка;

· дать время на подготовку к принятию телефонограммы;

· медленно прочитать текст телефонограммы и дать возможность абоненту его записать;

· поинтересоваться, нужно ли повторить текст;

· спросить, кто принял телефонограмму (ФИО, должность);

· проставить время передачи;

· поблагодарить и попрощаться.

Исходящая телефонограмма оформляется на общем бланке организации и имеет следующий состав обязательных реквизитов:

· наименование учреждения;

· наименование вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА);

· дата;

· индекс;

· место издания или составления;

· адресат;

· заголовок (если документ печатается на бумаге формата А4; должен начинаться с имени существительного в предложном падеже с предлогом «о» или «об»);

· текст;

· подпись.

Телефонограмма, как правило, содержит информацию, по объему не превышающую 50 слов. Она по возможности должна быть составлена из простых предложений. Допускается двухсоставная композиция текста: в первой части конкретизируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй — предпринимаемые действия. Как правило, текст излагается от первого лица. Например: «Напоминаем», «Сообщаем», «Прошу выслать».

Основные правила работы с телефонограммой:

· снять трубку до 4 звонка;

· представиться (назвать организацию, должность, ФИО);

· текст записывается на черновике. После принятия телефонограммы необходимо начисто переписать полученную информацию и передать ее руководителю;

· внести сведения в журнал регистрации. При необходимости поставить на контроль и проконтролировать исполнение.

•••