Шпаргалка для исполняющего обязанности секретаря

Ольга Моисеенко,
научный редактор журнала

Лето — не только период отпусков, но и пора напряженной работы. В это время многим из нас приходится совмещать исполнение своих профессиональных обязанностей с обязанностями коллеги, находящегося в трудовом отпуске. И если от некоторых сотрудников порою можно услышать: «Ну что там стоит поработать две-три недельки секретарем!», то это мнение кардинально меняется, стоит только этому человеку оказаться на рабочем месте в приемной руководителя.

Даже если не брать в расчет то обстоятельство, что секретарь работает в плотном контакте с людьми, что неизбежно ведет к эмоциональному напряжению (не зря же при приеме на работу одно из требований к кандидату — стрессоустойчивость), через приемную руководителя проходит основной поток документооборота, который во многих организациях достигает значительных объемов. Кроме того, в течение дня секретарь получает множество поручений от руководителя, самостоятельно решает ряд вопросов в пределах своей компетенции, ведет телефонные переговоры.

Хорошо, если у сотрудника, который будет работать в приемной во время трудового или социального отпуска секретаря, есть опыт соответствующей работы. А если нет? Давайте поговорим о том, какие шаги необходимо предпринять секретарю перед отпуском и что должен знать исполняющий обязанности секретаря, чтобы приемную руководителя не настиг локальный коллапс.

В некоторых организациях существует практика, когда секретарь уходит в отпуск вместе с руководителем. Мы же будем придерживаться версии, что вы любите отдыхать в июле на Черноморском побережье солнечной Болгарии, а ваш шеф по традиции проводит свой отпуск весной в Юго-Восточной Азии. То есть в то время, пока вы отдыхаете, ваш непосредственный начальник находится на рабочем месте.

Сотрудник, замещающий секретаря, должен получить четкие инструкции о регламенте работы в приемной. Для обеспечения продуктивного рабочего процесса он должен знать, когда составляется рабочее расписание руководителя (в конце рабочего дня планируется на следующий или в начале рабочего дня на текущий), на какие моменты необходимо обратить особое внимание, что и когда необходимо включить в расписание (например, каждый понедельник в 9.00 проводится планерка с начальниками отделов, каждую пятницу в 15.30 руководитель встречается с руководителями проектов и т.д.).

Сотрудник, вас замещающий, должен быть в курсе порядка личного приема руководителем работников, сотрудников сторонних организаций, деловых партнеров: есть ли в графике руководителя специально отведенное для этого время или прием осуществляется по мере необходимости, осуществляется ли предварительная запись и т.д.

Если вы готовите ежедневные сводки и обзоры, необходимо решить вопрос, кто будет заниматься этим в ваше отсутствие. Если информация берется из открытых источников, объясните человеку, вас замещающему, каким образом вы составляете эти документы, оставьте шаблоны. Если информация не подлежит разглашению, обсудите с руководителем, кто на период вашего отпуска займется данным вопросом.

Расскажите своему «заместителю» о порядке работы руководителя с документами: есть ли для этого специально отведенные часы, какие документы в обязательном порядке проходят через руководителя, какие рассматриваются и подписываются безотлагательно и т.д. Возможно, в вашей организации есть какие-то особенности, на которые стоит обратить внимание (например, документы, поступившие в организацию посредством факсимильной связи, руководитель рассматривает только после того, как они отксерокопированы).

Не стоит забывать и о таком важном направлении работы секретаря, как ведение телефонных переговоров, ответы на входящие звонки и их перераспределение внутри офиса. Покажите коллеге основные функции мини-АТС, оставьте список необходимых для работы контактов.

Кроме того, не лишней станет информация о том, где вы храните посуду, бакалею, как функционирует кофеварка и т.д.