••• Работа в мобильном офисе

Мобильный офис — понятие абсолютно новое, однако уже успевшее стать реальностью XXI века. Мобильный офис удобен тем, что нет необходимости платить большие деньги за аренду офиса стационарного. Сотрудники подобной мобильной компании работают дома, решая все возникающие вопросы с помощью компьютера с доступом в Интернет и мобильного телефона. К тому же быстрый темп развития современных информационных технологий позволяет организовывать успешную работу удаленных сотрудников и взаимодействие их друг с другом.

Организация работы компании с помощью мобильного офиса хороша еще и тем, что существенно экономится время сотрудников, которое при данном подходе не надо тратить на дорогу в офис и обратно. А это может быть как час, так и три часа в день — в частности, если речь идет о большом городе. При этом сотрудник приступает к работе в более доброжелательном расположении духа, чем тот, кому пришлось добираться до офиса в метро или переполненном троллейбусе. Общественный транспорт в часы-пик, как известно, доставляет много негативных эмоций, личный, впрочем, тоже — километровые пробки никого не радуют и настроение не улучшают.

Безусловно, мобильный офис — не такой идеальный способ организации работы, как кажется изначально. У него тоже есть свои недостатки. Например, для решения некоторых задач порой необходимо личное присутствие человека. Руководители отделов не имеют возможности контролировать работу своих подчиненных. К тому же далеко не все обладают достаточной степенью самоконтроля, чтобы одинаково эффективно работать как в условиях офиса, так и дома.

Однако мобильные офисы все-таки набирают популярность. Это происходит благодаря практически всеобщей доступности сети Интернет. Также большое влияние на развитие подобной системы работы оказывает различное программное обеспечение, как компьютерное, так предназначенное для планшетов и смартфонов, которое позволяет не только всегда оставаться на связи, но и организовывать виртуальные конференции с участием десятков или даже сотен человек, а также отслеживать ход выполнения той или иной задачи.

Сегодня существует множество систем корпоративного управления, которые работают в онлайн-режиме. Следовательно, никаких проблем с доступом к ним у сотрудников мобильного офиса не возникает. Даже находясь в отпуске в другой стране, человек при необходимости может проверить информацию, имея при этом лишь доступ к компьютеру, на котором имеется доступ в Интернет. Современные же мобильные телефоны могут избавить и от этой необходимости: достаточно просто включить роуминг, находясь на отдыхе, либо подключить местную сим-карту на тариф, позволяющий пользоваться мобильным Интернетом.

Важным вопросом при организации мобильного офиса является безопасность. Данные компании, которыми сотрудники пользуются в рамках выполнения своих непосредственных задач, могут попасть к третьим лицам. Также руководство мобильной компании не может быть уверено, что на компьютерах всех сотрудников установлена надежная антивирусная программа, в то время как в стационарном офисе все эти вопросы строго контролируются и находятся в ведении системного администратора. В связи с этим приходится постоянно напоминать о необходимости создания резервных копий важных данных.

Проблемой работы мобильного офиса может стать нестабильный доступ к Интернету. Некоторые провайдеры «любят» проводить ремонтные работы своих сетей в разгар рабочего дня. Случаются и серьезные поломки оборудования со стороны оператора, что может повлечь за собой «простой» в течение дня, ведь доступ к Интернету в мобильном офисе является определяющим фактором нормальной работы и взаимодействия между сотрудниками.

Если организация работы с помощью мобильного офиса подходит вашей компании, то нужно рассматривать технологические возможности этого процесса.

Сегодня одной из самых популярных и востребованных программ является Polaris Office 3.0, представляющая собой офисный пакет, который можно установить на мобильных платформах, таких как Android и Windows Mobile. В пакет входят текстовый редактор, редактор электронных таблиц, редактор презентаций и редактор просмотра файлов. С помощью этого офисного пакета можно читать и экспортировать файлы в форматы Microsoft Office, просматривать документы в формате PDF и фотографии в разных форматах, а также распаковывать ZIP-файлы. Polaris Office 3.0 ориентирован на потребности пользователя и на сегодня является наиболее расширенным мобильным решением Office с большим количеством функций редактирования и представления информации.

Office 3.0 очень быстро загружает все необходимые материалы и мгновенно реагирует на запросы пользователей. Он поддерживает формат и данные оригинального файла, поэтому даже после редактирования и сохранения на мобильном устройстве исходный документ не теряет оригинальных данных и может использоваться компьютером в исходном формате. Office 3.0 также гарантирует 100%-ную совместимость, что особенно важно, когда над проектом работает больше одного человека, и у каждого есть возможность вносить свои изменения и дополнения. Шрифты, схемы, таблицы, формы, диаграммы и различные объекты также могут быть добавлены и отредактированы с поддержкой и сохранением оригинального формата файла.

Решения «Мобильный офис» предлагают и операторы мобильной связи. Сотрудникам, которые большую часть времени находятся вне офиса, обеспечивается постоянный доступ к корпоративной почте и корпоративным программам в командировках, на переговорах, выездных мероприятиях или из любых других удаленных рабочих мест.

Для подключения услуги «Мобильный офис», а следовательно, для организации удаленной работы отдельных сотрудников компании необходимо подключить услугу «Мобильный Интернет», выбрать один из тарифных планов для работы в сетях стандарта GPRS/EDGE/UMTS/HSPA/HSPA+, приобрести 3G-модем, организовать VPN (виртуальную защищенную сеть) на базе проводной или мобильной сети. При этом компьютеры сотрудников подключаются к высокоскоростному модем-роутеру с помощью адаптеров беспроводной связи Wi-Fi, Ethernet (локальная сеть) или USB. Необходимые настройки для выхода в сеть Интернет уже заданы в устройстве. Модем-роутер работает по технологии EV-DO со скоростью до 3,1 Мбит/с. К одному модему можно подключить до 20 компьютеров, при этом интернет-трафик делится между пользователями. В случае необходимости оборудование может быть без труда перевезено и установлено в другом месте.

Разработчики программного обеспечения предлагают пользователям приложения для смартфонов, которые без труда превратят эти мобильные устройства в самый настоящий мобильный офис. Современные смартфоны зачастую обладают большей мощностью, чем персональные компьютеры, которым несколько лет. С помощью смартфона можно не только звонить или отправлять смс-сообщения, но также делать фотографии, снимать видео в хорошем качестве, записывать речь (функция диктофона), загружать информацию, искать необходимые данные в Интернете, общаться с друзьями и делиться с ними интересными ссылками. Поэтому неудивительно, что с помощью одного такого девайса можно с достаточным комфортом выполнять все рабочие задания. Стоит только установить некоторые программы.

Evernote — одно из наиболее востребованных приложений среди пользователей мобильной операционной системы Android. Оно позволяет делать быстрые заметки, сохранять фотографии, создавать списки задач, записывать голосовые напоминания, причем все это с возможностью поиска нужной информации, где бы вы ни находились: дома, на работе или в пути. Среди основных возможностей программы — поддержка Evernote Business, что позволяет создавать, просматривать, находить информацию и делиться своими бизнес-заметками и бизнес-блокнотами с телефона или планшета. Также благодаря Evernote доступна синхронизация заметок на всех используемых компьютерах и устройствах, создание текстовых заметок, списков дел и задач, сохранение, синхронизация файлов и возможность поделиться ими с другими, создание голосовых и аудиозаметок, поиск текста в изображениях, организация заметок по блокнотам или по меткам, отправка заметок по электронной почте и сохранение твитов в учетную запись Evernote, подключение Evernote ко всевозможным используемым приложениям и продуктам и др.

Dropbox — это облачное хранилище данных, которое не тратит память компьютера или смартфона. Dropbox позволяет пользователю размещать файлы на удаленных серверах при помощи клиента или с использованием веб-интерфейса через браузер. Главный акцент технологии делается на синхронизации и обмене информацией.

Dolphin Browser HD — один из лучших браузеров для ОС Google Android версий 2.х и выше. Быстрый, удобный, поддерживает управление жестами, мультитач, синхронизацию с Google Bookmarks, загрузку видео с YouTube. Файлы кеша Dolphin Browser HD сохраняет на карту памяти, что значительно экономит основную память коммуникатора, поэтому он всегда работает быстро.

Gmail, Skype, GoogleTalk — это сервисы предназначены для мгновенной отправки сообщений и общения с вашими коллегами в режиме онлайн.

Приложение TeamViewer обеспечивает удаленный доступ к компьютерам с устройства, работающего на операционной системе Android. При наличии Wi-Fi-соединения, включенном рабочем ПК и запущенной программе, можно получить с компьютера, находящегося в стационарном офисе, любой забытый файл.

CamScanner позволяет использовать камеру своего телефона для сканирования (фотографирования) любых видов бумажных документов: чеков, записок, счетов, визиток, сертификатов и т.п. Программа обладает множеством полезных функций. Например, интеллектуальная обрезка и автоматическое улучшение обеспечивают чистоту и резкость текстов и изображений в сканах с отличными цветами и разрешениями. Также с помощью программы за считанные секунды вы отыщите любые файлы. В процессе поиска некоторых документов инструмент «OCR для поиска» распознает текст в PDF-документах. Интеллектуальное управление документами на мобильных устройствах позволяет распределять документы по группам, сортировать по дате, тэгам и т.д.

Организация работы на основе мобильного офиса, будь то специальное предложение от какого-либо разработчика или оператора мобильной связи либо набор необходимых программ, установленный на смартфоне или планшете, позволяют всегда быть в курсе рабочих процессов, что облегчает ведение бизнеса и ускоряет решение многих вопросов, даже если вы находитесь в отпуске.