Организация деловых поездок

Марина Гладкая

Считается, что чаще всего в командировках бывают артисты, репортеры и политики. Но и работники бизнес-сферы не менее часто направляются в служебные поездки. Объясняется это тем, что далеко не все вопросы можно решить путем телефонных переговоров или деловой переписки. Множество мероприятий требует личного присутствия тех или иных специалистов.

По большому счету, ничего сложного в организации деловых поездок нет, несмотря на то, что это все-таки дело тонкое, тут без знания прав и обязанностей не обойтись.

Сегодня мы попробуем разобраться, как же грамотно все спланировать и ни о чем не забыть.

Командировки бывают как в пределах, так и за пределы Республики Беларусь. Организовывая последние, необходимо помнить, что для въезда во множество зарубежных стран необходима виза. Для этого следует подготовить пакет документов, запрашиваемых посольством. Не пугайтесь неизвестности, с развитием сети Интернет многие задачи упростились. Посетите непосредственный сайт посольства и изучите все требования и условия выдачи виз. Не помешает также звонок в посольство, ведь иногда информация на сайте оперативно не обновляется.

Во время звонка следует уточнить, кто, где и на каких условиях может подать документы (возможно, вам понадобится доверенность) для получения визы, какой валютой и где оплатить визовый сбор и на какое число ведется запись в данный момент. Иногда посольства принимают оплату через банки. В этом случае вам необходимо будет принести с собой подтверждение платежа. Если вам не удалось собрать все документы вовремя, на прием в посольство придется записываться еще раз. На сайте посольства вы можете скачать форму анкеты, там же имеется инструкция, с которой следует свериться, приступая к ее заполнению.

Визы бывают деловые и туристические. Для получения туристической визы будет достаточно запросить визовую поддержку у отеля, в котором ваш руководитель планирует остановиться. Как правило, сайт бронирования высылает такое подтверждение автоматически на указанный электронный адрес. Распечатайте для командированного отдельный экземпляр, поскольку при пересечении границы могут попросить показать бронь.

В случае получения деловой визы понадобится приглашение принимающей стороны. Возможно, вам предложат составить и оформить его самостоятельно, а потом отправить на подпись. Не задумываясь, отказывайтесь от такого. Дело в том, что партнерам необходимо обратиться в свои местные органы власти, уточнить все нюансы оформления приглашения и самим его подготовить, ведь в некоторых случаях в приглашении должны содержаться определенные гарантии и подтверждения, о которых вы по определению не можете знать.

Деловая виза может выдаваться на срок до трех месяцев, при этом общее количество дней, которые можно провести в стране выезда, ограничивается половиной срока ее действия, по истечении которого, даже если срок действия самой визы не истек, вам придется оформлять новую визу. Точная информация о времени пребывания в стране будет указана на самой визе.

Получение деловой визы всегда сложнее, чем туристической: посольство запрашивает подтверждение деловых контактов (договоры, счета, выписки из реестров и другие документы), поэтому для однократного выезда зачастую оформляют туристическую визу.

При подаче документов вы должны быть в курсе всех деталей поездки. Помните, что часто в посольстве запрещается разговаривать по мобильному телефону, поэтому не всегда можно оперативно уточнить информацию, а отход от места подачи документов может повлечь за собой необходимость записываться на подачу визы еще раз.

Не забывайте, что посольства не работают не только в белорусские государственные праздники, но и в праздничные нерабочие дни страны, которую они представляют. Например, в конце декабря — начале января многие посольства закрываются почти на 3 недели. Да и очереди на подачу документов достаточно велики, в связи с чем заняться оформление визы следует заранее.