Особенности приема, обработки, проведения экспертизы ценности и архивного хранения документов на иностранном языке

Галина Кудрякова,
главный специалист ГУ «Главное хозяйственное управление» Управления делами Президента Республики Беларусь

Обретение Республикой Беларусь статуса самостоятельного, независимого государства способствовало активному развитию внешнеполитических, социально-экономических и культурных связей с иностранными странами. К слову, Россия, Украина и другие республики бывшего Советского Союза также стали для нас иностранными, как и их языки (кроме русского). Отношения в различных областях взаимодействия находят свое отражение в документах, поэтому в области делопроизводства появился пласт документов на иностранных языках.

В то же время ни в одном законодательном либо нормативном правовом акте по архивному делу и делопроизводству мы не найдем даже упоминания о том, каков порядок работы с такого рода документацией. Единственный нормативный правовой акт, а именно Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140, в гл. 39 рассматривает сроки хранения некоторых видов документов о международном сотрудничестве. Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, предусматривает рекомендации по работе с документами, исходя из носителя, то есть подразделяет документы на бумажной основе и в электронном виде.

В связи с тем, что ни законодательные, ни нормативные правовые акты не дают нам оснований для организации работы с документами на иностранных языках, мы будем исходить из того, что такого рода документы должны проходить те же стадии обработки, что и документы на государственных языках.

Как правило, самым распространенным видом документов на иностранных языках является переписка. В данном случае вы сами определяете, как формировать дело с такой документацией. Если вы имеете дело с постоянными иностранными партнерами и между вами ведется интенсивная переписка, то вы можете сформировать самостоятельное дело с соответствующим заголовком, например, «Переписка с (наименование организации) по вопросам поставки товаров» или «Переписка с (наименование организации) о выполнении контракта о поставке компьютеров». Если вы имеете дело более чем с тремя иностранными организациями, то не нужно перечислять наименования организаций. Достаточно обобщенно указать в заголовке: «с иностранными партнерами» или «с иностранными поставщиками». Дела формируются, исходя из практической необходимости. Например, если вы заключили с какой-то иностранной организацией долговременный контракт (на год или более года), то есть смысл сформировать дело, в которое вы кроме контракта можете включить все документы по его исполнению, в том числе переписку. В таком случае заголовок дела может быть примерно следующий: «Контракт с (наименование организации) о поставках компьютеров и документы по его исполнению (переписка, сертификаты, претензии и др.».

В том случае, если ваша организация получает письма на иностранном языке от различных иностранных компаний и переписка не носит постоянного характера либо письма на иностранном языке ваша организация получает не часто, то нет смысла формировать отдельное дело. Письма на иностранном языке можно включать в дело с перепиской на русском или белорусском языках, то есть в дело с обычной перепиской. Все эти моменты вы должны предусмотреть при составлении номенклатуры дел вашей организации и исходить из принципа целесообразности.