Вспомогательные регистрационные формы

Ольга Моисеенко,
научный редактор журнала

На страницах нашего журнала неоднократно рассматривались вопросы ведения регистрационных форм для учета организационно-распорядительных документов. Но, как правило, в организациях существуют и другие регистрационные формы, поскольку в практической деятельности зачастую возникает необходимость заведения различного рода вспомогательных журналов для фиксации факта выдачи ключей от служебных помещений, прихода-ухода работников, выдачи печатей и штампов и т.д. Кроме того, существует ряд инструктивно-нормативных документов, предписывающих ведение регистрационных форм для учета бланков строгой отчетности, личных дел работников, движения трудовых книжек и т.д.

Рассмотрим общие принципы заведения журналов (книг) регистрации (учета). Оформление обложки осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 и включает в себя следующие реквизиты:

· наименование вышестоящей организации (при ее наличии);

· наименование организации;

· наименование структурного подразделения или направления деятельности организации в соответствии с номенклатурой дел;

· индекс по номенклатуре дел;

· заголовок;

· год, в котором заводится журнал;

· срок хранения журнала.

Срок хранения журнала определяется по Перечню типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденному постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140.

Журнал в обязательном порядке вносится в номенклатуру дел того структурного подразделения, в котором он будет храниться и вестись.

По истечении срока хранения, журналы выделяются к уничтожению: включаются в акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. Обращаем ваше внимание: небольшой срок хранения журнала не является основанием для того, чтобы его уничтожить или просто выбросить вместе с мусором. Журнал включен в номенклатуру дел, то есть зафиксирован в учетном документе, соответственно, у вас в наличии должен быть либо документ, подтверждающий законность уничтожения журнала, оформленный соответствующим образом, либо непосредственно журнал.

Как отмечалось ранее, существует ряд инструкций, которые в приложении содержат формы журналов, обязательных для ведения лицами, работающими с определенными категориями документов. Например, если локальным нормативным правовым актом установлено, что бланки приказов изготавливаются исключительно типографским способом и являются бланками строгой отчетности, хранение, использование и уничтожение данных бланков будет осуществляться в соответствии с Инструкцией о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 18.12.2008 № 196. В приложении к данной инструкции содержится форма приходно-расходной книги бланков строгой отчетности.

Инструкция также предписывает осуществлять строгий учет, например, печатей и штампов, но при этом не содержит конкретной регистрационной формы. В этом случае организация должна самостоятельно разработать данную форму и закрепить ее в ЛНПА.