Деловая переписка: основные принципы работы

Галина Пешкова,
преподаватель высшей категории специальных дисциплин УО «Минский государственный колледж электроники», консультант по секретарскому делу, автор учебного пособия по секретарскому делу

Работая секретарем-референтом или помощником руководителя, вы должны свободно ориентироваться в вопросах составления и оформления входящих и исходящих служебных писем, уметь обеспечивать их прием, учет и отправку, а также знать тонкости официально-делового стиля. Сегодня мы рассмотрим эти вопросы подробно.

Значительная часть служебной документации (до 80%) — это письма, которые являются самым распространенным способом обмена информацией. Стремясь к сокращению документооборота, следует обратить внимание именно на данный вид документов. И всегда помнить, что составление письма обосновано лишь в тех случаях, когда решение вопроса невозможно при устном общении (по телефону или в личном разговоре).

Правильно составить письмо — это настоящее искусство. Тут главное придерживаться одного общего правила: простота и ясность в изложении. Тем самым вы оставите о себе наилучшее впечатление у адресата. Помимо всего прочего, умело написанное, оно может поспособствовать увеличению прибыли, улучшению взаимодействия различных служб организации, установлению прочных отношений между покупателем и продавцом и т.д.

Все письма, составляемые в организации, должны соответствовать требованиям, закрепленным в Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4. Согласно ей данный вид документов оформляется на бланках для писем. Бланк, как правило, во многом характеризует организацию, по нему складывается первое впечатление о партнере. Поэтому на них по возможности не стоит экономить.

Во всех организациях независимо от формы собственности бланк для письма изготавливается с продольным расположением реквизитов на двух языках.

В дополнение к бланку хорошо воспринимается выполненный в том же стиле конверт с логотипом компании.

Состав реквизитов официального письма:

· государственный герб;

· эмблема организации;

· код организации, код документа;

· наименование вышестоящей организации;

· наименование организации;

· почтовый адрес;

· коммуникационные и коммерческие данные;

· дата;

· регистрационный индекс;

· ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа;

· адресат;

· заголовок к тексту;

· текст;

· отметка о наличии приложения (если есть);

· подпись;

· отметка об исполнителе.

По мере движения письма на нем проставляются реквизиты, которые указывают на прохождение и исполнение документа: отметка о поступлении, резолюция, отметка о контроле, отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Деловое письмо является единственным документом, на котором не указывается название его вида.

Обязательными реквизитами официального письма являются наименование организации-адресанта, ее почтовый и телеграфный адрес, дата, индекс, заголовок, текст, подпись, отметка об исполнителе.