Согласование электронных документов

Андрей Сукач,
старший научный сотрудник отдела документоведения БелНИИДАД

В соответствии с п. 59 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2099 № 4, документы, подготавливаемые в организации, до придания им юридической силы (подписания, утверждения, регистрации) в необходимых случаях подлежат согласованию. Согласование проекта документа может проводиться как внутри организации — со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так вне ее — с подчиненными и неподчиненными организациями (внешнее согласование).

Процедура согласования документов подразумевает анализ соответствующими должностными лицами представленного им проекта документа на соответствие его содержания и (или) оформления установленным нормам и требованиям с последующим отражением письменного согласия или несогласия с проектом документа (его частью). Таким образом, процедура согласования является важным механизмом деловой деятельности любой организации, предназначенным для контроля и повышения качества принимаемых управленческих решений.

Необходимость согласовывать проект документа с теми или иными должностными лицами (сторонними организациями) определяется на основе действующих норм законодательства исходя из содержания проекта документа, контекста использования документа в дальнейшем и т.д.

Порядок проведения процедуры согласования управленческих документов отражен в Инструкции по делопроизводству. Согласно п. 100 данного нормативного правового акта обязательному согласованию с исполнителями и иными заинтересованными должностными лицами подлежат проекты распорядительных документов (приказов, распоряжений, решений и т.п.). При этом в обязательном порядке такие документы должны согласовываться с юридической службой (юристом) организации. В соответствии с Инструкцией по делопроизводству в ряде организаций также обязательно проводится внешнее согласование номенклатуры дел организации (с вышестоящей организацией или государственным архивом).

Обязательность согласования определенных категорий документов (их проектов), состав согласующих должностных лиц, последовательность согласования и т.п. следует закрепить в локальных нормативных правовых актах организации: инструкции по делопроизводству, должностных инструкциях работникам, табеле унифицированных форм документов организации и т.п.

В настоящее время практически все управленческие документы первоначально создаются в электронном виде. В связи с этим возникает вопрос: можно ли осуществлять согласование проектов документов без их вывода на печать? Действующее законодательство по делопроизводству в целом допускает подобный вариант. В соответствии с п. 219 Инструкции по делопроизводству подготовка и согласование проектов документов в электронном виде осуществляется с учетом общих принципов и правил, установленных данным нормативным правовым актом в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.