Правовое регулирование порядка работы с электронными документами в организации

Дарья Синяк,
младший научный сотрудник отдела документоведения БелНИИДАД

В современной организации работа с электронными документами становится неотъемлемой частью ее деятельности. Коммерческие компании и промышленные предприятия с помощью систем электронного документооборота повышают эффективность своей деятельности, а в государственных учреждениях на базе ее технологий решаются задачи внутреннего и межведомственного управления, взаимодействия с гражданами.

В настоящей статье мы предлагаем вам обзор законодательных, нормативных правовых и методических документов, регулирующих понятия электронного документа, электронной цифровой подписи, электронной почты, электронных обращений граждан, а также порядок работы с электронными документами в делопроизводстве и передачу на хранение в архив организаций различных отраслей экономики.

Начнем с Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь», который регулирует отношения, связанные с деятельностью государственных органов, иных организаций, а также граждан Республики Беларусь, иностранных граждан и лиц без гражданства, постоянно проживающих на территории Республики Беларусь, в том числе индивидуальных предпринимателей. Действие данного законодательного акта распространяется также на представительства иностранных организаций, осуществляющих свою деятельность на территории Республики Беларусь, в части установления требований по организации накопления, хранения, учета и использования образующихся в процессе их деятельности документов по личному составу работников этих представительств (ст. 1). В п. 9 ст. 20 Закона сказано, что для документов в электронном виде и информационных ресурсов сроки временного хранения не должны превышать 3 лет. Документы в электронном виде находятся на особом режиме хранения, учета и использования, устанавливаемом для этих видов документов республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства, которым в настоящее время является Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиций Республики Беларусь (п. 5 ст. 18).

Закон Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» направлен на установление правовых основ применения электронных документов, определение основных требований, предъявляемых к электронным документам, а также правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе является равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. О хранении электронных документов упоминается в ст. 21, в частности, при приеме электронных документов на ведомственное и постоянное хранение должна устанавливаться их подлинность, при ведомственном и постоянном хранении электронных документов должна быть обеспечена их целостность.