Составление годового раздела сводной описи дел по личному составу

Галина Кудрякова,
главный специалист ГУ «Главное хозяйственное управление» Управления делами Президента Республики Беларусь

Сводная опись дел по личному составу должна составляться ежегодно в каждой организации независимо от ее статуса или формы собственности. Как правило, это происходит после завершения приема в архив документов всех структурных подразделений, поскольку годовой раздел сводной описи дел включает в себя документы по личному составу, которые создаются в различных структурных подразделениях, например, в отделе кадров, бухгалтерии (лицевые счета), секторе охраны труда (акты о несчастных случаях на производстве). Годовой раздел сводной описи дел составляется заведующим архивом или лицом, ответственным за архив организации.

Достаточно распространенной является ситуация, когда в организации нет архива. Однако это не должно быть препятствием для составления или являться объяснением отсутствия сводной описи дел по личному составу. Сводная опись дел в любом случае составляется в обязательном порядке. Однако составить ее обязан работник, на которого руководитель возлагает такую обязанность. Как правило, это работник кадровой службы. Примечательно, что в организации, в которой отсутствует архив, даже после составления сводной описи дел по личному составу каждая служба ревностно относится к месту хранения своих документов. Из практики знаю, что бухгалтер обязательно в своем кабинете хранит лицевые счета по зарплате работников, а кадровик в своем же кабинете документы по личному составу. Разумеется, ситуация не соответствует требованиям нормативных документов в области архивного дела и является нарушением, однако при указанных обстоятельствах, по крайней мере, достигается главная цель — обеспечение сохранности документов.

Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу указана в приложении 21 к Правилам работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, которые являются на сегодняшний день основным нормативным правовым актом для работников архивов организаций.

Прежде, чем составить годовой раздел сводной описи дел по личному составу применительно к организации негосударственной формы собственности, остановимся на вопросе о нумерации описи. В Правилах работы архивов впервые рассмотрен вопрос о нумерации сводных описей дел. До принятия указанного документа существовала многолетняя архивная практика, которая исходила из логических посылок, что номер описи зависит от наличия в организации документов различного срока хранения. Предположим, что в организации создаются документы постоянного хранения и по личному составу. Следовательно, исходя из срока хранения, на документы постоянного хранения составлялась опись № 1 дел постоянного хранения, а на документы по личному составу — опись № 2. Такой принцип нумерации распространялся и на сдаточные описи дел структурных подразделений, потому что, как всем известно, годовые разделы сводных описей составляются на основании сдаточных описей структурных подразделений. В организациях, в которых не было документов постоянного хранения, наиболее значимыми и долговременными по срокам хранения являлись документы по личному составу, поэтому сводной описи дел по личному составу присваивался № 1.

В соответствии с Правилами работы архивов теперь сводные описи дел постоянного хранения и по личному составу имеют один и тот же № 1, только в описи дел по личному составу к номеру добавляется условное обозначение «лс». Возможно, в этом положении есть своя логика: пусть первые годовые разделы всех описей, независимо от сроков хранения, имеют одинаковый номер, отличаясь лишь условными обозначениями. Однако, согласившись с таким подходом при нумерации годовых разделов сводных описей, абсолютно нелогичным, на мой взгляд, является использование совершенно другого принципа обозначения сдаточных описей структурных подразделений. Я даже не буду утруждать себя и читателей изложением этих принципов, поскольку, по моему глубокому убеждению, должно быть единообразие в подходах. Когда же логики нет, а есть только желание новаторства, то объяснить целесообразность является делом весьма затруднительным.