Оперативное хранение и использование документов в организации

Галина Пешкова,
преподаватель высшей категории специальных дисциплин УО «Минский государственный колледж электроники», консультант по секретарскому делу, автор учебного пособия по секретарскому делу

Огромный поток информации, сопровождающий современную деловую жизнь, во многом способствует созданию большого количества документов. В соответствии с законодательством Республики Беларусь руководители организаций несут персональную ответственность за их состав, сохранность и правильное оформление. Необходимость хранения документации обусловлена возможностью использования содержащейся в ней информации.

Значение и практическая ценность документов предприятия различна. Одни используются длительное время для справочно-информационной работы, другие очень быстро утрачивают свою значимость. Ценная информация, содержащаяся в них, очень часто требуется для принятия управленческих решений, сбора и уточнения сведений, анализа и т.д. Все созданные документы подлежат хранению согласно номенклатуре дел, которая должна быть разработана и введена в действие во всех организациях независимо от формы собственности и объема документооборота.

С момента заведения и до передачи в архив организации или в государственный архив дела хранятся по месту их формирования. Такое хранение называется оперативным хранением документов. Руководители структурных подразделений, секретари, сотрудники, отвечающие за ведение делопроизводства, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел, а также организовать условия для использования информации в хранящихся документах.

Дела хранятся в рабочих кабинетах или специально отведенных для этого помещениях в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих от пыли и воздействия солнечного света.

Для обеспечения быстрого поиска нужного документа дела располагаются на полках в шкафах вертикально корешками наружу в соответствии с номенклатурой дел. На внутренней дверце шкафа прикрепляется выписка из номенклатуры дел структурного подразделения. На корешке обложки каждого дела обязательно указывается его номер по номенклатуре дел. Последовательность расположения дел на полках должна точно соответствовать последовательности их расположения в номенклатуре дел.

При поиске документа сначала находят нужный номер дела по номенклатуре дел, а затем по номеру дела нужную папку с документами. При рациональной организации оперативного хранения и правильного оформления обложек дел на поиск любого исполненного документа затрачивается не более 5 минут.

В случае производственной необходимости исполненные и включенные в дело документы, находящиеся на оперативном хранении в структурном подразделении, могут изыматься из дела и выдаваться для практического использования другим структурным подразделениям или должностным лицам.