Секретарь на страже репутации

Влада Соболева

Сегодня, в век индивидуализма, принято с уверенностью заявлять, что мнение толпы каждому из нас безразлично. Это раньше приходилось беспокоиться, что скажут другие — коллеги, друзья, соседи, вплоть до старушек у подъезда. Теперь же, с высоты своего «Я», проще стало делать вид, что чужое к нам отношение существенной роли не играет.

Однако это только на первый взгляд. По факту же мнение окружающих прочно вошло в нашу жизнь, в том числе и профессиональную. Мнение о продукте — это бренд. Мнение о человеке — это репутация. Меняются термины, остается суть.

Львиную долю своей репутации мы обеспечиваем самостоятельно. Но в случае тех, для кого она особенно важна, людей влиятельных и уважаемых, без посторонней помощи просто не обойтись. Перед каждой предвыборной кампанией политики собирают вокруг себя целую команду пиар-экспертов. Бизнесмены нанимают специалистов для формирования своего имиджа. Ну а на страже репутации руководителя, как правило, стоит секретарь. И эта маленькая, незаметная роль порой может стать решающим фактором на пути к успеху.

Среди неверных мнений о работе секретаря превалирует попытка рассматривать его как некую «офисную машину». Кофе может сварить, cкрепки-ручки-бумагу заказать, письмо отослать, если поручили. Не так уж и важно, не так уж и сложно.

На самом же деле, в серьезной компании секретарь и руководитель нередко работают в тесном тандеме. Именно от секретаря зависит, когда на стол начальства попадут документы, кто запишется на прием, будут ли вовремя отосланы письма партнерам. Более того, секретарь чаще всего лично готовит эти документы и эти письма.

В рамках собственных прямых обязанностей секретарь и демонстрирует профессионализм, и создает репутацию. Профессионализм проявляется в качестве выполнения работы, он относится непосредственно к исполнителю. А вот репутация уже распространяется и на руководителя, и на всю компанию в целом.

Как правило, уже после пары недель работы партнеры знают, от кого чего ожидать: это предприятие вечно затягивает сроки подписания контракта; до этой компании невозможно дозвониться; в этом офисе никогда не отвечают на вопросы в письменном виде. Данные моменты — это все элементы репутации.

Если секретарь выполняет свои действия четко и грамотно, компания получит высокую оценку в глазах клиентов и партнеров. Если же вопросы, связанные с документацией, будут «пробуксовываться», уровень доверия начнет стремительно падать.

С объективной точки зрения ситуация не самая справедливая. Получается, что репутация компании напрямую зависит от секретаря, тогда как он воспринимается лишь как «винтик» в отлаженной системе. И никто не задается вопросом, кто же эту самую систему отлаживает!

Поэтому борьбу за справедливость лучше оставить тем, кому она по профессии полагается. Для секретаря главное, чтобы его истинную роль понимал руководитель. А уж его личная репутация всегда найдет отражение в безупречном резюме.