Использование документов архива организации

Галина Кудрякова,
главный специалист ГУ «Главное хозяйственное управление» Управления делами Президента Республики Беларусь

Основные формы использования документов архива организации рассмотрены в гл. 42–45 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 №143. Необходимо отметить, что раздел об использовании документов архива отличается, во-первых, предельной краткостью, а, во-вторых, некоторой оторванностью от реалий работы архивов организаций.

Начнем со второго утверждения. Все формы использования документов архивов организаций, предусмотренных Правилами работы архивов, полностью повторяют формы использования документов, характерных для государственных архивов. Однако государственный архив и архив организации — это не одно и то же. Есть своя специфика. Например, для государственного архива в области использования документов очень важно популяризировать хранящиеся в архиве документы с целью привлечь в читальный зал исследователей, представителей заинтересованных организаций. Иными словами, важно сделать рекламу документам архива. Отсюда значение приобретают такие формы использования документов, как информирование пользователей о наличии в архиве тех или иных документов, проведение информационных мероприятий (экскурсий, встреч с общественностью, презентаций, лекций), подготовка публикаций, радио- и телепередач.

Для архива организации в области использования документов важно не столько популяризировать документы архива, сколько оперативно обеспечивать работников необходимой информацией, а также своевременно исполнять запросы социально-правового характера, поступающие от организаций и граждан. Негосударственные предприятия, полагаю, вообще не склонны к информированию о составе и содержании своих документов в средствах массовой информации и их трудно в этом упрекнуть. Таким образом, с полным на то основанием в качестве основных форм работы архивов организаций по использованию документов мы можем выделить следующие: выдача дел и копий документов работникам организации и исполнение запросов социально-правового характера.

Что касается первого утверждения о краткости рассмотрения вопросов по использованию документов архивов в Правилах работы архивов, то вопреки существующему мнению, что краткость — сестра таланта, представляется неоправданным полное отсутствие в вышеназванном нормативном правовом акте форм таких документов, как архивная справка, архивная копия и архивная выписка документов. В ранее действующих Основных правилах работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденных решением коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30.04.1997 № 5, эти вопросы рассматривались, в приложении приводилась форма архивной справки. Поскольку для работников архивов организаций исполнение запросов социально-правового характера является чрезвычайно важным направлением работы, то отсутствие даже формы архивной справки является, на наш взгляд, большим упущением разработчиков Правил работы архивов, что в свою очередь еще раз свидетельствует об их оторванности от реалий работы архивов организаций.

Материал опубликован частично.